Las vacaciones parecen el concepto más simple de la nómina y son, en la práctica, uno de los que más diferencias produce en una liquidación final. La razón es concreta: no se liquidan con el mismo salario con el que se liquida todo lo demás. El Código lo dice en una frase que se lee poco.
Cuántos días de vacaciones corresponden por ley
El artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo es breve: «Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas».
Tres palabras deciden casi todas las discusiones. Hábiles: no se cuentan domingos ni festivos, de modo que quince días hábiles equivalen normalmente a tres semanas de calendario. Consecutivos: el fraccionamiento no es la regla general. Y quince: es el mínimo legal, y cualquier cosa mejor —dieciocho días, veinte— es una condición más favorable pactada, que una vez concedida no se retira unilateralmente.
Su numeral 2 mantiene una regla especial que sigue vigente y sorprende: los profesionales y ayudantes de establecimientos privados dedicados a la lucha contra la tuberculosis y los ocupados en la aplicación de rayos X tienen derecho a quince días de vacaciones «por cada seis (6) meses de servicios prestados».
Cómo se liquidan las vacaciones: el artículo 192
Aquí está el punto que cambia el resultado. El artículo 192 dispone que durante el período de vacaciones el trabajador recibirá «el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas», y añade la exclusión expresa:
«En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.»
Es decir: las horas extras y lo pagado por trabajar en día de descanso obligatorio no entran en la base de vacaciones. Lo que sí entra, por no estar excluido, es el resto de lo que constituye salario: el recargo nocturno de la jornada ordinaria, las comisiones, los sobresueldos y todo pago habitual que retribuya directamente el servicio.
Ese contraste es el origen del error más común, y ocurre en las dos direcciones: quien liquida vacaciones con el mismo promedio con el que liquida cesantías paga de más, porque arrastra las horas extras; y quien excluye también el recargo nocturno «porque es un recargo» paga de menos, porque el artículo 192 no lo excluye.
El numeral 2 cierra el caso del salario variable: «Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan». Promedio del año anterior, no del semestre ni del último mes — y con la misma exclusión de extras y días de descanso.
Cómo liquidar vacaciones, paso a paso
- Cuente el tiempo de servicio desde el ingreso o desde el último período disfrutado.
- Determine los días causados: 15 días hábiles por año completo, y la parte proporcional por la fracción.
- Arme la base salarial con el salario ordinario del día en que empiezan las vacaciones —o el promedio del año anterior si es variable—, restando horas extras y trabajo en días de descanso obligatorio.
- Convierta a días de disfrute contando solo días hábiles, y ubique el regreso en el calendario real de festivos.
- Deje constancia en el registro especial del artículo 187.
Compensar vacaciones en dinero: hasta la mitad, y con solicitud escrita del trabajador
El artículo 189, en la redacción que le dio el artículo 20 de la Ley 1429 de 2010, es exacto en las condiciones: «Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones».
Tres requisitos acumulativos, y los tres se incumplen a diario: acuerdo por escrito, iniciativa del trabajador —no de la empresa— y tope de la mitad. La empresa que ofrece «te pago las vacaciones» está invirtiendo el orden que la norma exige; y la que compensa el período completo estando vigente el contrato excede el tope, con independencia de que ambas partes estén de acuerdo.
⭐ Y un dato que corrige buena parte de los formatos que circulan: el numeral 2 del artículo 189, el que condicionaba la compensación al terminar el contrato a que la fracción «exceda de tres meses», fue derogado por el artículo 2 de la Ley 995 de 2005. Ese requisito de los tres meses ya no existe. Al terminar el contrato se compensan las vacaciones causadas y no disfrutadas proporcionalmente por cualquier fracción, aunque el trabajador lleve seis semanas en la empresa. Sigue apareciendo en manuales, plantillas de liquidación y hasta en cartas de terminación.
La época la fija el empleador, y hay que avisar con quince días
El artículo 187 reparte responsabilidades de una forma que la práctica suele invertir. La época de vacaciones «debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año subsiguiente», y las vacaciones «deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso». El empleador «tiene que dar a conocer con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones».
Dos consecuencias. La primera: conceder vacaciones no es una respuesta a una solicitud, es una obligación de programación — la palabra «oficiosamente» está en el texto. La segunda: la empresa que deja acumular vacaciones «porque nadie las pidió» está incumpliendo ella, no el trabajador.
El registro especial de vacaciones
El numeral 3 del artículo 187, adicionado por el artículo 5 del Decreto 013 de 1967, exige algo concreto y casi siempre ausente: «Todo empleador debe llevar un registro especial de vacaciones en que anotará la fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones anuales y en que las termina y la remuneración recibida por las mismas».
No es la nómina ni el sistema de solicitudes: es un registro con esos cuatro datos por persona. Es de los documentos más baratos de tener y de los que más rápido resuelven una discusión sobre períodos ya disfrutados, que es exactamente donde terminan las liquidaciones controvertidas.
Errores que encontramos en revisiones de nómina
- Liquidar vacaciones con el promedio que se usa para cesantías, arrastrando horas extras que el artículo 192 excluye.
- Excluir el recargo nocturno de la base, cuando la norma solo excluye extras y días de descanso obligatorio.
- Contar los quince días como calendario y devolver al trabajador antes de tiempo.
- Compensar en dinero por iniciativa de la empresa, sin solicitud escrita del trabajador, o por encima de la mitad.
- Exigir tres meses de fracción para compensar al terminar el contrato, con base en un numeral derogado hace veinte años.
- No tener el registro especial del artículo 187, y depender de correos para probar qué se disfrutó y cuándo.
- Acumular vacaciones sin acuerdo ni control, y descubrir el pasivo completo el día de la liquidación.
En Tagline revisamos el cálculo contra el artículo 192 y, sobre todo, el pasivo acumulado: cuántos períodos hay pendientes, de quiénes y cuánto valen hoy. Es la cifra que casi nunca está en el tablero de gestión humana y la que aparece completa el día que alguien se va. El resto de los conceptos de cierre está en liquidación de prestaciones sociales, y las reglas que deben quedar escritas, en reglamento interno de trabajo.