¿Qué es la inspección preoperacional de un vehículo?
Es la revisión que se hace al vehículo antes de empezar a operarlo —al inicio del turno o del recorrido— para verificar que está en condiciones de circular con seguridad. No es un trámite ni una revisión de taller: es una verificación corta, repetida y registrada, que hace quien va a conducir y que deja constancia de en qué estado recibió el vehículo. También se le llama chequeo preoperacional, revisión preoperacional o inspección de inicio de turno; y cuando se hace rodeando el vehículo para revisar carrocería, llantas y luces desde afuera antes de subir, se la conoce como inspección 360.
¿La inspección preoperacional de vehículos es obligatoria?
Sí, por dos vías distintas y conviene distinguirlas. Por tránsito: el artículo 28 de la Ley 769 de 2002 —modificado por el artículo 8 de la Ley 1383 de 2010— exige que, para que un vehículo pueda transitar por el territorio nacional, garantice «como mínimo un perfecto funcionamiento de frenos, del sistema de dirección, del sistema de suspensión, del sistema de señales visuales y audibles permitidas y del sistema de escape de gases», además de un estado adecuado de llantas, vidrios de seguridad y espejos. Esa exigencia es permanente: aplica cada vez que el vehículo sale, no una vez al año. Y el artículo 50 obliga al propietario o tenedor a mantenerlo «en óptimas condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad». Por seguridad y salud en el trabajo: la Tabla de Valores del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019 califica con 2,5 puntos la realización de inspecciones sistemáticas a instalaciones, maquinaria o equipos, y con otros 2,5 el mantenimiento periódico. La inspección preoperacional es la forma concreta de cumplir ambas cosas sobre la flota.
¿En qué se diferencia de la revisión técnico-mecánica?
En quién la hace, cada cuánto y para qué. La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes la realiza un centro de diagnóstico automotor autorizado, es anual —artículo 51 de la Ley 769, modificado por el artículo 201 del Decreto Ley 019 de 2012— y verifica diez puntos: carrocería, emisiones, sistema mecánico, sistema eléctrico y conjunto óptico, eficiencia de la combustión, elementos de seguridad, frenos, llantas, sistemas y elementos de emergencia y, en servicio público, los dispositivos de cobro. La preoperacional la hace el conductor antes de operar, todos los días, y no reemplaza a la anterior: el certificado vigente dice que el vehículo estaba bien el día de la revisión, no que hoy tenga las llantas en estado o los frenos respondiendo. Sobre la primera revisión, el artículo 52 —modificado por el artículo 179 de la Ley 2294 de 2023— la fija a los cinco años de matrícula para los vehículos nuevos de servicio particular distintos de motocicletas, y a los dos años para los de servicio público, las motocicletas y similares.
¿Quién realiza la inspección preoperacional?
La hace quien va a conducir el vehículo, porque es el único que está ahí antes de cada recorrido y el que asume el riesgo si algo falla. Lo que no puede quedar en el conductor es la decisión sobre el hallazgo: si reporta una condición insegura, quien define si el vehículo sale o entra a mantenimiento es la empresa, con un responsable designado. Un sistema en el que el conductor detecta la falla, la anota y sale igual porque «hay que cumplir la ruta» convierte el formato en prueba en contra. Además, la Resolución 0312 pide que las inspecciones sistemáticas se realicen con participación del COPASST: no que el comité llene los formatos diarios, sino que participe en el programa de inspecciones y revise sus resultados.
¿Qué normatividad regula la inspección preoperacional?
No hay una resolución que se llame «de inspecciones preoperacionales»; la obligación se construye con cuatro piezas. Los artículos 28, 30 y 50 de la Ley 769 de 2002 fijan las condiciones que el vehículo debe garantizar para transitar y el equipo de carretera que debe portar. El Decreto 1072 de 2015 exige identificar peligros y aplicar medidas de prevención y control sobre ellos, y conducir es uno de los peligros con mayor exposición en la mayoría de las empresas. La Resolución 0312 de 2019 califica las inspecciones sistemáticas y el mantenimiento periódico en la evaluación de Estándares Mínimos. Y para las organizaciones obligadas a Plan Estratégico de Seguridad Vial, la Resolución 20223040040595 de 2022 incorpora la inspección de vehículos dentro de la metodología cuyo detalle está en su anexo. Quien busque un solo artículo que diga «haga preoperacionales» no lo va a encontrar, y esa es justamente la razón por la que muchas empresas creen que no aplica.
¿Cuáles son los elementos obligatorios del equipo de carretera?
Son nueve y están en el artículo 30 de la Ley 769 de 2002, que empieza diciendo que «ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar el siguiente equipo de carretera como mínimo»: un gato con capacidad para elevar el vehículo; una cruceta; dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo con soportes para colocarlas en forma vertical, o lámparas de señal de luz amarilla intermitentes o de destello; un botiquín de primeros auxilios; un extintor; dos tacos para bloquear el vehículo; caja de herramienta básica que como mínimo contenga alicate, destornilladores, llave de expansión y llaves fijas; llanta de repuesto; y linterna. El parágrafo agrega una prohibición que casi nadie cita: ningún vehículo puede circular por vías urbanas portando defensas rígidas distintas de las instaladas originalmente por el fabricante. Verificar la presencia y el estado de esos nueve elementos es parte de la preoperacional, y el extintor y el botiquín exigen además revisar vigencia.
¿Qué debe contener el formato de inspección preoperacional?
Los ítems salen de la norma y de la operación, no de una plantilla descargada. Como mínimo: identificación del vehículo, del conductor, fecha, hora y kilometraje; los sistemas que el artículo 28 exige garantizar —frenos, dirección, suspensión, señales visuales y audibles, escape—; el estado de llantas, vidrios y espejos; niveles de fluidos; los nueve elementos del equipo de carretera con su vigencia; y la documentación del vehículo y del conductor. A eso se suma lo propio de cada operación: carga y amarres, temperatura en cadena de frío, escalerillas, elementos de izaje. Lo que convierte un formato en un sistema son tres cosas que casi siempre faltan: un criterio explícito de qué hallazgo impide la salida, un destino del reporte con responsable y plazo, y evidencia del cierre. Sin ellas, lo que se acumula es una pila de papeles que demuestra que la empresa sabía.
¿Cada cuánto se hace y qué pasa con los vehículos que no son propios?
Antes de cada operación: por turno o por recorrido, según cómo se organice la flota. Y aplica también a lo que no es de la empresa. Si el trabajador conduce su propio vehículo o una motocicleta para cumplir funciones, la exposición sigue siendo laboral y el peligro debe estar en la matriz. Con contratistas ocurre lo mismo: el Decreto 1072 obliga a verificar el cumplimiento del SG-SST de quien presta el servicio, de modo que exigir y auditar sus preoperacionales no es un exceso de celo, es parte de la obligación propia. En transporte tercerizado conviene dejarlo escrito en el contrato, con la frecuencia y la evidencia que se va a pedir.
¿Sirve hacerlo en papel o hay que digitalizarlo?
Sirve en papel si se cierra el ciclo, y no sirve en aplicación si no se cierra. La ventaja real de digitalizarlo no es ahorrar hojas: es que el reporte llegue el mismo día a quien decide, que el hallazgo repetido sea visible y que la evidencia no dependa de una carpeta en la portería. Antes de comprar una herramienta conviene tener definidos los ítems, el criterio de salida y el responsable del cierre, porque una aplicación sobre un proceso que no existe solo produce datos más rápido.
