¿La comunicación organizacional tiene alguna exigencia legal en Colombia?
Sí, y es más concreta de lo que se supone. El artículo 2.2.4.6.14 del Decreto 1072 de 2015 se titula precisamente «Comunicación» y obliga al empleador a establecer mecanismos eficaces para tres cosas: recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externas relativas a seguridad y salud en el trabajo; garantizar que el SG-SST se dé a conocer a trabajadores y contratistas; y disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores «para que sean consideradas y atendidas por los responsables en la empresa». No exige un boletín ni una intranet: exige que exista un canal, que quede registro y que haya respuesta.
¿Qué significa «responder» en ese artículo?
Que el circuito se cierre y quede constancia. El numeral 1 no dice recibir y archivar: dice recibir, documentar y responder adecuadamente. Y el numeral 3 agrega que los aportes deben ser considerados y atendidos por los responsables. En una auditoría, un buzón lleno de solicitudes sin trazabilidad de respuesta prueba justamente lo contrario de lo que la empresa quería probar. La forma de sostenerlo es simple: un registro con fecha de entrada, responsable, fecha de respuesta y cierre.
¿Publicar el reglamento interno en la cartelera todavía sirve?
Ya no basta. El artículo 8 de la Ley 2466 de 2025 reformó el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo: el reglamento se publica mediante dos copias legibles en dos sitios distintos «y a través de medio virtual, al cual los trabajadores deberán poder acceder en cualquier momento». Si la publicación es virtual, no hace falta repetir la fijación física en cada sede. Y el empleador puede además cargarlo en la web de la empresa o enviarlo por correo o canal digital propio, dejando constancia de esa actuación.
¿Qué información de las personas no puede circular en una comunicación interna?
La que el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 clasifica como dato sensible: salud, datos biométricos, pertenencia a sindicatos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas y vida sexual. El artículo 6 prohíbe su tratamiento salvo excepciones tasadas, la primera de ellas la autorización explícita del titular. En la práctica esto alcanza a cosas que se envían todos los días: el diagnóstico detrás de una incapacidad, el listado de quién asistió a valoración médica, los resultados de la batería psicosocial. Se comunica el hecho administrativo —la ausencia, la cobertura del turno—, no la condición de salud.
¿Cómo se mide si la comunicación interna funciona?
No con la tasa de apertura del boletín. Con indicadores de circuito: cuántas solicitudes entraron por los canales formales, cuántas se respondieron y en qué tiempo, cuántas quedaron abiertas, qué proporción de la plantilla puede acceder efectivamente al reglamento y a la política de SST, y cuántos hallazgos de auditoría se originan en información que no llegó. Una organización con comunicación sana genera más solicitudes registradas, no menos: el silencio suele ser desconfianza, no conformidad.
¿Y el personal sin correo corporativo?
Es el punto donde más planes de comunicación se caen en Colombia: operarios, conductores, personal de campo, turnos de noche, contratistas. La exigencia legal no distingue —el numeral 2 del artículo 2.2.4.6.14 habla de trabajadores y contratistas, y el artículo 120 pide acceso «en cualquier momento»—, así que el canal tiene que existir para ellos también: cartelera con control de vigencia, WhatsApp corporativo con registro, entrega en reunión de turno con acta. Lo que no se puede es diseñar todo el sistema para quien tiene computador y dar por comunicada a la mitad de la plantilla.
