El listado maestro es el índice de la información documentada: una fila por documento vigente —manuales, políticas, caracterizaciones, procedimientos, instructivos, formatos y documentos externos— con su código, versión, fecha de aprobación, responsable, dónde está la versión vigente, cada cuánto se revisa y cuánto se conservan los registros que produce. Es la respuesta a la señal de alerta más común: varias versiones circulando y nadie sabe cuál manda.
Ninguna norma lo exige con ese nombre, tampoco ISO 9001. Lo que la norma pide, en el apartado 7.5.3 de la edición 2015, es que la información documentada esté disponible donde y cuando se necesite y protegida, y que se controlen su distribución, acceso, almacenamiento, cambios, conservación y disposición, incluida la de origen externo; la lista de cambios de la edición 2026 suma una precisión sobre la información que debe estar disponible. En el SG-SST, el Decreto 1072 de 2015 obliga a mantener los documentos del sistema disponibles y actualizados (artículo 2.2.4.6.12) y a conservar por un mínimo de veinte años, contados desde que cesa la relación laboral, los registros que enumera el artículo 2.2.4.6.13: los conceptos o resultados de las evaluaciones médicas ocupacionales y los perfiles epidemiológicos, las mediciones de los ambientes de trabajo, la capacitación en SST y la entrega de elementos de protección personal.
La plantilla de listado maestro de documentos en Excel trae un listado en blanco para cien documentos y un ejemplo ilustrativo de un sistema integrado de calidad y SST. Calcula la próxima revisión de cada documento y su estado con la fecha del día —vigente, revisar este mes o revisión vencida—, avisa si un código está repetido o si faltan versión, fecha, responsable o ubicación, y separa el plazo de retención del registro que produce cada formato. Los códigos del ejemplo son los de las plantillas de caracterización de procesos y de riesgos y oportunidades.
