El examen preocupacional —o de pre-ingreso, que es como lo nombra la norma— es la evaluación médica que se practica antes de vincular a una persona, para conocer sus condiciones de salud frente a las exigencias del cargo que va a desempeñar. Suena sencillo y es donde más equivocaciones acumula el mercado colombiano, porque la norma que casi todo el mundo cita para hacerlo está derogada desde hace más de un año.

La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, expedida el 29 de abril de 2025 y vigente desde el 6 de mayo del mismo año, derogó en su artículo 36 la Resolución 2346 de 2007 —junto con la 1918 de 2009, la 1075 de 1992 y la 4050 de 1994—. Su artículo 35 dio un periodo de transición de seis meses que venció el 6 de noviembre de 2025. Es decir: hoy es exigible completa, y los procedimientos, formatos y contratos con proveedores que siguen citando la 2346 están describiendo un régimen que ya no existe.

Estas son las diferencias que cambian el trabajo real de un área de talento humano.

Ya no son tres evaluaciones obligatorias: son seis

El artículo 8 enumera los tipos de evaluación médica ocupacional que el empleador público o privado, o el contratante, «debe realizar en forma obligatoria», y son «como mínimo» las siguientes:

  • Evaluación médica de pre-ingreso.
  • Evaluaciones médicas periódicas, programadas o por cambios de ocupación.
  • Evaluación médica de egreso.
  • Evaluación médica post-incapacidad.
  • Evaluación médica por retorno laboral.
  • Evaluación médica ocupacional de seguimiento o de control.

Las tres primeras son las de siempre. Las tres últimas —post-incapacidad, retorno laboral y seguimiento— antes se manejaban como buena práctica o quedaban a criterio del médico; hoy son obligación expresa. En la práctica esto significa que una empresa que solo hace ingreso, periódicos y retiro tiene tres procesos que no existen, y que el trabajador que vuelve de una incapacidad larga debe pasar por una valoración antes de retomar la misma tarea.

Qué se hace en un preocupacional: depende del cargo, no de un paquete

La pregunta «¿qué exámenes se hacen en un preocupacional?» no tiene una respuesta única, y quien la responde con una lista cerrada está vendiendo un paquete, no evaluando un riesgo. El contenido lo determina el perfil del cargo, y la resolución fue muy específica sobre qué debe contener ese perfil.

El artículo 16 convirtió el perfil de cargo en un documento con siete contenidos tasados: funciones, responsabilidades, habilidades, competencias, requisitos físicos, mentales y técnicos, riesgos asociados y medidas preventivas. A eso se suman la matriz de identificación de peligros, los indicadores epidemiológicos y los estudios técnicos disponibles. Y su parágrafo exige evidencia de entrega y de recibido: no basta con tener el perfil, hay que probar que se le remitió a quien practica la evaluación.

El artículo 5, literal d, lo dice desde el lado del empleador: debe informar al prestador o al médico «los perfiles de cargos con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor respectiva», y conservar evidencia documental de esa remisión como parte de los registros del SG-SST.

Por eso una batería estándar aplicada a todos los cargos por igual falla en las dos direcciones: pide pruebas que ese puesto no justifica y omite las que sí. El caso típico es la audiometría o la espirometría solicitadas «porque vienen en el paquete» a un cargo administrativo, mientras el cargo con exposición real recibe la misma valoración básica que el resto.

Quién paga: el empleador, y también el desplazamiento

Es la segunda confusión frecuente, y suele aparecer disfrazada de pregunta inocente: «¿el examen preocupacional lo hace la ARL?». No. La administradora de riesgos laborales no practica las evaluaciones médicas de ingreso ni las financia; su papel es otro. El artículo 5, literal a, es explícito: el empleador o contratante debe «asumir el costo de las evaluaciones médicas laborales, así como de las pruebas complementarias relacionadas con dicho examen, requeridas por el médico evaluador».

Y la resolución agregó dos obligaciones que antes no estaban escritas:

  • Literal b: asumir el costo de los desplazamientos y la manutención —alojamiento y alimentación— cuando las evaluaciones periódicas requieran traslados intermunicipales.
  • Literal c: realizar y programar las evaluaciones periódicas dentro de la jornada laboral. No en el día libre del trabajador.

Trasladarle el costo al aspirante o al trabajador —incluso «para que se lo reembolsen después»— va en contra del literal a. Es una práctica extendida en procesos de selección con alto volumen de candidatos y no tiene respaldo normativo.

Prohibido escribir «no apto»

Este es el cambio de mayor alcance práctico y el que menos formatos han ajustado. El parágrafo del artículo 19 ordena: «No utilizar la palabra "no apto"», y establece que el concepto médico ocupacional «debe contener las recomendaciones y/o restricciones indicando la temporalidad de estas y si se requiere seguimiento médico».

El cambio no es de vocabulario. Un concepto de «apto / no apto» entrega una decisión binaria que el empleador aplica sin más información; un concepto con recomendaciones, restricciones y temporalidad obliga a las dos partes a trabajar sobre la condición: qué puede hacer la persona, qué no, por cuánto tiempo y qué debe ajustar el puesto. Es más exigente para todos y es lo que hoy manda la norma.

El mismo artículo 19 fija el contenido mínimo del concepto —identificación del trabajador y del empleador, actividad económica, administradoras a las que está afiliado, firma del trabajador en constancia de entrega, recomendaciones o restricciones, y los datos y número de licencia en seguridad y salud en el trabajo del médico que lo expide— y recuerda algo que se rompe a diario: el médico solo remite al empleador el concepto, porque la historia clínica ocupacional está sujeta a reserva.

Del lado del empleador, el literal f del artículo 5 cierra el círculo: debe adaptar las condiciones de trabajo y el ambiente laboral según las recomendaciones o restricciones del concepto en un término no superior a veinte (20) días hábiles posteriores a la evaluación. Recibir el concepto y archivarlo ya no es una omisión sin consecuencia: es un plazo incumplido.

Las pruebas que no se pueden pedir

El Capítulo III de la resolución es tajante. El artículo 21 prohíbe exigir pruebas de embarazo (BHCG), VIH y serología (VDRL) «como requisito para el acceso o permanencia en cualquier actividad laboral».

El artículo 22, que recoge la Sentencia T-202 de 2024 de la Corte Constitucional, va más lejos y conviene leerlo completo antes del próximo proceso de selección:

  • Se presume que toda exigencia de una prueba de embarazo para acceso o permanencia tiene carácter discriminatorio. La presunción admite prueba en contrario, pero se invierte la carga de la prueba: es el empleador quien debe demostrar que existen riesgos reales o potenciales que incidan negativamente en el desarrollo del embarazo.
  • El empleador, al enlistar las evaluaciones de pre-ingreso, debe dejar constancia de que no se incluye una prueba de embarazo.
  • Si las evaluaciones involucran exámenes de sangre, la candidata puede escoger el centro médico o laboratorio, siempre que esté reconocido por el Ministerio de Salud y Protección Social.
  • La multa por ordenarla en contra de lo dispuesto llega hasta 2.455 UVT, y la trabajadora obligada a realizársela deberá ser contratada para el cargo al que aspiraba.

El artículo 23 aplica la misma lógica al VIH: prohibido como requisito en procesos de contratación o selección, salvo empleos u ocupaciones con riesgos reales o potenciales para la salud del trabajador o de terceros.

Lo que esto cambia en la operación

Si su empresa contrata personal en Colombia, hay cinco documentos que quedaron desactualizados el 6 de noviembre de 2025 y conviene revisarlos en ese orden: el procedimiento de evaluaciones médicas —que probablemente cita la Resolución 2346—, los formatos de concepto médico con casillas de «apto / no apto», el listado de exámenes por cargo, el contrato con el proveedor de medicina ocupacional y la carta que se entrega al candidato antes de remitirlo.

La consecuencia de no hacerlo no es solo normativa. Un concepto que dice «no apto» sin recomendaciones no le sirve al área que debe decidir, no protege al trabajador y, cuando el caso escala, deja al empleador sin nada que mostrar sobre por qué tomó la decisión que tomó.

Puede ver el detalle del régimen completo —tipos de evaluación, periodicidad y perfil de cargo— en nuestra página de exámenes médicos ocupacionales, y la construcción del documento que sostiene todo el proceso en la de profesiograma.