Hay tres creencias sobre la licencia de seguridad y salud en el trabajo que se repiten en foros, en cotizaciones de intermediarios y hasta en pliegos: que la expide el Ministerio del Trabajo, que cuesta dinero y que una sola licencia habilita a una empresa en todo el país sin más. Las tres son falsas bajo la norma vigente.
La norma vigente es la Resolución 754 de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social. Su artículo 28 derogó la Resolución 4502 de 2012 —una vez vencido el plazo de transitoriedad del artículo 27—, y buena parte del contenido que circula sigue describiendo el procedimiento anterior.
Quién expide la licencia SST, y por dónde
El artículo 1 lo fija sin ambigüedad: el trámite se surte ante las secretarías departamentales y distritales de salud, o la entidad que haga sus veces. No ante el Ministerio del Trabajo, que es la autoridad del SG-SST pero no la que licencia a quien lo diseña.
Y el artículo 3 cierra la vía: las solicitudes de expedición y renovación «deberán ser gestionadas […] a través del aplicativo web dispuesto por este ministerio» —el de Salud—. No es un radicado en ventanilla ni un correo a la secretaría.
Es gratuita. Literalmente
El artículo 4 tiene una sola frase y conviene citarla completa: «Los procesos de expedición, renovación y cambios en las Licencias de Seguridad y Salud en el Trabajo serán gratuitos en el territorio nacional».
Lo que se puede cobrar legítimamente es el trabajo de preparar la documentación —convalidaciones, organización de soportes, alistamiento para la visita de verificación en el caso de las personas jurídicas—. Lo que no existe es una tarifa oficial del trámite. Si a alguien le cotizan «el valor de la licencia», le están cobrando gestión, no derechos de trámite.
Diez años, y la renovación se pide antes de vencer
El artículo 5 fija la vigencia en diez (10) años, renovables por un término igual mientras el titular siga cumpliendo requisitos. Su parágrafo respeta las licencias anteriores: valen hasta su propia fecha de vencimiento.
El detalle que produce vencimientos evitables está en los artículos 11 y 18: la solicitud de renovación se hace dentro de los tres (3) meses previos a la fecha de vencimiento, por el aplicativo, ante la misma secretaría que expidió la licencia. Antes de esa ventana no corre; después, la licencia ya venció.
Cobertura nacional, con una excepción que se pasa por alto
El artículo 6 concede cobertura nacional a la licencia —de personas naturales y jurídicas— pero solo «para los campos de acción que hayan sido autorizados». Y a renglón seguido introduce la regla que rompe el esquema de muchas firmas en expansión:
«Las personas jurídicas que realicen apertura de nuevas sedes en jurisdicciones diferentes de la sede principal deberán solicitar una licencia ante la secretaría departamental o distrital de salud […] correspondiente a la nueva sede».
Es decir: una consultora con sede en Bogotá que abre oficina en Antioquia no extiende su licencia SST, tramita otra. Para el profesional persona natural no aplica —su licencia lo acompaña a todo el país dentro de sus campos de acción autorizados—.
Personas naturales: el requisito es el título, y hay cuatro soportes
El artículo 7 la reserva a quien acredite título académico en un área de seguridad y salud en el trabajo, expedido por una institución de educación superior aprobada por el Ministerio de Educación, en cualquiera de estos niveles: técnico, tecnólogo, profesional universitario y profesional universitario con especialización en un área de SST.
Los documentos que enumera son cuatro: diploma registrado ante la institución (7.1), registro calificado del programa otorgado por el Ministerio de Educación —o el diploma, si el título es anterior a 2008— (7.2), título de pregrado distinto a SST (7.3) y título de pregrado cuando la profesión tenga campos de acción en SST establecidos por su propia ley (7.4).
Para quien estudió fuera del país, el mismo numeral 7.1 es explícito: los títulos expedidos en el exterior deben convalidarse ante el Ministerio de Educación Nacional, anexando copia del diploma que acredite formación en una de las áreas que conforman la SST según el artículo 1 de la Ley 1562 de 2012, y fotocopia del pénsum o de las asignaturas aprobadas. Es el paso que más demora en la práctica y no depende de la secretaría de salud.
Un matiz de actualización que casi nadie cita: la nota de vigencia del texto oficial señala que el artículo 1 de la Resolución 1151 de 2022 sustituyó el Anexo Técnico N.º 1 «Campos de acción para personas naturales», incorporando la investigación de la enfermedad laboral y la investigación en área técnica a los campos en que puede ejercerse la licencia. Quien revise solo el anexo original de 2021 se queda con una lista incompleta.
Personas jurídicas: tres modalidades, visita y plan de cumplimiento
El artículo 14 divide la licencia de las personas jurídicas en tres modalidades, según los perfiles del talento humano con que cuente la organización:
- Con campos de acción distintos a los de medicina de SST.
- Con campos de acción de medicina de SST y los demás campos.
- Con campos de acción exclusivos de medicina de SST.
La elección no es de mercadeo: se acredita con los perfiles reales del equipo, según el Anexo Técnico N.º 2. El artículo 15 agrega la capacidad técnico-administrativa —constitución legal y cumplimiento de la política de SST— dentro de los requisitos verificables.
Y aquí está la diferencia grande con el trámite de una persona natural: hay visita de verificación. El artículo 19 le da a la secretaría veinte (20) días hábiles desde la solicitud registrada en el aplicativo para realizarla, avisando por correo electrónico con mínimo un (1) día de anticipación, y los hallazgos quedan en un acta suscrita por los intervinientes que se sube en PDF.
Si en la visita no se acreditan los requisitos, el artículo 20 no cierra la puerta de inmediato: la secretaría puede definir con el solicitante un plan de cumplimiento, verificable en un lapso no superior a cuarenta y cinco (45) días calendario contados desde la visita. Si se cumple, la entidad emite concepto de «Cumple» dentro de los cinco días hábiles siguientes; si no, «No Cumple» y se niega la licencia.
Un aviso de un día para una visita que decide la habilitación explica por qué el alistamiento documental no se improvisa: cuando llega el correo, ya no hay margen para conseguir soportes.
Después de obtenerla: vigilancia permanente
El artículo 26 asigna a las secretarías departamentales y distritales la vigilancia y control del cumplimiento de las condiciones bajo las cuales se otorgó la licencia. No es un documento que se archiva por diez años: las condiciones que la sustentaron —perfiles del equipo, capacidad, política de SST— deben seguir siendo ciertas.
Por qué esto le importa a una empresa que no presta el servicio
Porque la licencia del proveedor es un requisito verificable, y hay dos momentos en que su ausencia se vuelve un hallazgo:
- Al contratar el diseño o la ejecución del SG-SST. La Resolución 0312 de 2019 exige que quien lo diseñe y ejecute acredite licencia vigente en SST. Pedir el número de licencia SST y verificarlo en el aplicativo del Ministerio de Salud toma minutos y evita rehacer un sistema completo.
- En un accidente grave o mortal. La investigación exige la participación de un profesional con licencia en SST, propio o contratado —lo tratamos en el reporte del accidente y en investigación de accidentes de trabajo—. Es el peor momento para descubrir que el proveedor no la tiene.
La misma lógica aplica a los servicios que se subcontratan alrededor: los exámenes médicos ocupacionales y la vigilancia epidemiológica se prestan bajo la modalidad de licencia que incluye medicina de SST, no bajo cualquiera.
En Tagline no tramitamos licencias ajenas ni intermediamos ante las secretarías: el trámite es gratuito, personal y se hace por el aplicativo del Ministerio. Lo que sí hacemos, para empresas que contratan servicios de SST, es verificar que el proveedor esté habilitado en los campos de acción que realmente va a ejecutar, y dejar esa verificación documentada dentro del sistema de gestión antes de que la pregunte un inspector.