La matriz de EPP que circula en la mayoría de las empresas es una tabla de dos columnas: cargo y elementos que se le entregan. Esa tabla no resiste una auditoría, y no porque le falten campos, sino porque le falta lo único que importa: de dónde salió cada elemento.

Una matriz de elementos de protección personal es el documento que conecta cada peligro identificado con el control que corresponde, y solo al final —cuando los otros controles no bastan— con el EPP. Escrita al revés, es un inventario de compras con membrete de SST.

El EPP es el último de cinco controles, y la norma lo dice así

El artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 de 2015 fija la jerarquía de controles en cinco niveles y ubica el EPP en el quinto: eliminación, sustitución, controles de ingeniería, controles administrativos y, al final, equipos y elementos de protección personal y colectivo.

La frase que cierra ese numeral es la que debería encabezar cualquier matriz:

«Los EPP deben usarse de manera complementaria a las anteriores medidas de control y nunca de manera aislada, y de acuerdo con la identificación de peligros y evaluación y valoración de los riesgos».

De ahí salen las dos exigencias reales de la matriz. Primera: cada EPP debe poder rastrearse hasta una fila de la matriz de peligros. Segunda: si un peligro solo tiene EPP como control, la matriz está confesando que no se agotaron los cuatro niveles anteriores, y eso es un hallazgo, no un cumplimiento.

El parágrafo 1 del mismo artículo agrega cuatro obligaciones que suelen quedar fuera del documento: suministrar los EPP sin ningún costo para el trabajador, desarrollar las acciones para que efectivamente se usen, lograr que los trabajadores conozcan el deber y la forma correcta de utilizarlos, y hacer el mantenimiento o reemplazo «según vida útil». Ninguna de las cuatro se acredita con una tabla de cargos.

Qué se audita de verdad: el ítem 4.2.6 de la Resolución 0312

En la Tabla de Valores del artículo 27 de la Resolución 0312 de 2019, el ítem 4.2.6 vale 2,5 puntos y se enuncia así: «Entrega de Elementos de Protección Personal EPP, se verifica con contratistas y subcontratistas».

El criterio que desarrolla ese ítem exige tres cosas y media, y la media es la que casi nadie cumple:

  • Suministrar los elementos que se requieran.
  • Reponerlos oportunamente, «conforme al desgaste y condiciones de uso». No es reposición por calendario: es por estado.
  • Realizar la capacitación para el uso de los elementos.
  • Verificar que los contratistas y subcontratistas entregan los EPP a sus trabajadores y los reponen en las mismas condiciones.

Y el modo de verificación es explícito: se solicitan «los soportes que evidencien la entrega y reposición» y «los soportes del cumplimiento del criterio por parte de los contratistas y subcontratistas», más los de la capacitación.

Ahí se caen dos prácticas frecuentes. La primera, tener actas de entrega de ingreso y ninguna de reposición: el elemento se entregó una vez en 2023 y nadie sabe si sigue sirviendo. La segunda, no tener absolutamente nada del contratista, porque «eso lo maneja él». La norma dice que se verifica, y quien pierde los 2,5 puntos es la empresa contratante.

La confusión que más plata cuesta: dotación no es EPP

Son dos obligaciones con fundamento distinto, y mezclarlas sale caro en las dos direcciones.

La dotación es una prestación social del Código Sustantivo del Trabajo. El artículo 230, modificado por el artículo 7 de la Ley 11 de 1984, obliga a todo empleador que ocupe uno o más trabajadores permanentes a suministrar cada cuatro meses, gratuitamente, un par de zapatos y un vestido de labor al trabajador cuya remuneración mensual sea hasta dos salarios mínimos, y tiene derecho quien en la fecha de entrega lleve más de tres meses al servicio del empleador. El artículo 232, modificado por el artículo 8 de la misma ley, fija las fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.

El EPP, en cambio, sale del SG-SST, no depende del salario del trabajador ni de una fecha del calendario, y se entrega a quien esté expuesto al peligro, sin importar cuánto gane ni cuánto lleve en la empresa.

Las consecuencias prácticas de confundirlas:

  • Entregar el uniforme de dotación y creer que con eso se cumplió el EPP. Un overol de dotación no es ropa de protección contra arco eléctrico ni contra salpicadura química.
  • Descontar o condicionar el EPP porque «ya se le dio la dotación». El parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24 no admite costo alguno para el trabajador.
  • Negar dotación a quien recibe EPP. Son obligaciones acumulables, no alternativas.
  • Entregar dotación fuera de las tres fechas del artículo 232 y registrarlo como cumplimiento. Las fechas están en la ley.

Qué campos debe tener la matriz

Diez columnas bastan, y el orden importa porque reproduce el razonamiento:

  • Proceso, área y cargo —o mejor, tarea: el mismo cargo usa EPP distinto según lo que esté haciendo—.
  • Peligro asociado, con el identificador de la fila de la matriz de peligros. Este es el campo que casi nunca está y el que sostiene todo lo demás.
  • Controles previos aplicados (eliminación, sustitución, ingeniería, administrativos) y por qué resultan insuficientes.
  • Parte del cuerpo a proteger y tipo de protección requerida.
  • Especificación técnica del elemento: no «guantes», sino el nivel de resistencia y la norma técnica que debe cumplir.
  • Norma o referencia con la que se certifica el elemento, y quién verifica esa certificación al comprar.
  • Vida útil estimada y criterio de reposición por estado, no solo por tiempo.
  • Frecuencia de inspección del elemento y quién la hace.
  • Capacitación asociada: qué se enseña sobre ese elemento y cada cuánto.
  • Responsable de la entrega y del registro.

Con esas columnas la matriz deja de ser una lista y pasa a ser lo que la norma pide: la justificación técnica de por qué ese elemento, para esa tarea, con esa especificación. El detalle sobre los elementos mismos —qué hay que exigirle a cada tipo y qué se revisa al recibirlos— está en los elementos de protección personal (EPP) en Colombia.

Los errores que aparecen en casi todas las revisiones

  • Matriz por cargo y no por tarea. El operario de mantenimiento que además hace tareas de alto riesgo necesita EPP distinto según la actividad, y eso no cabe en una fila por cargo.
  • Especificaciones genéricas. «Guantes», «gafas», «botas» no permiten comprar bien ni auditar; el proveedor entrega lo más barato que quepa en la palabra.
  • Sin trazabilidad a la matriz de peligros. Si nadie puede señalar de qué fila salió el elemento, la matriz de EPP no tiene fundamento técnico.
  • Sin registro de reposición. La entrega inicial se documenta siempre; la reposición, casi nunca. Y la norma pide las dos.
  • Sin el contratista adentro. El ítem 4.2.6 lo dice en su propio título.
  • Sin verificar el uso. El parágrafo 1 obliga a «desarrollar las acciones necesarias para que sean utilizados». Entregar y firmar no es lo mismo que lograr que se usen, y esa diferencia es la que aparece en la investigación de un accidente.

En Tagline construimos la matriz de EPP desde la matriz de peligros, con especificación técnica por tarea y esquema de entrega, reposición e inspección que se sostiene en una visita, dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y no como un archivo suelto.