Cuántas personas necesita un área: la carga anual —unidades de cada tarea por su tiempo estándar— dividida entre las horas que de verdad trabaja una persona en Colombia. En 2026, con 42 horas semanales de lunes a viernes, 19 festivos y 15 días hábiles de vacaciones, son 1.906,8 horas antes de ausentismo y tiempo no productivo, no las 2.184 de multiplicar 52 semanas por la jornada.
| Tarea | Unidades al mes | Minutos por unidad | Quitar |
|---|---|---|---|
Precargado: un ejemplo de área contable. Reemplácelo por sus tareas. El tiempo por unidad debe salir de un estudio de tiempos o de un registro confiable, no de una estimación del jefe: la plantilla es proporcional a ese tiempo.
261 días en 2026, 19 de ellos festivos.
8,40 h por día laborable.
Quince por año de servicio (art. 186 del CST).
Incapacidades, licencias y permisos: el de su registro, no uno supuesto.
Reuniones, capacitación, pausas activas y traslados.
Personas de tiempo completo (FTE)
1,68
2.760 h de carga al año ÷ 1.647 h disponibles por persona.
Si redondea hacia arriba
2 personas
Cubre la carga y deja 535 h de holgura al año (utilización del 84 %).
Si trunca
1 persona
Ahorra una persona y deja 1.113 h al año sin cubrir: horas extras, reparto o atraso.
| Tiempo disponible por persona | Horas al año | De dónde sale |
|---|---|---|
| Horas brutas | 2.192,4 | 261 días laborables de 2026 × 8,40 h. |
| − Vacaciones | -126,0 | Días hábiles de vacaciones × jornada diaria (CST art. 186). |
| − Festivos | -159,6 | 19 festivos que caen en día laborable (Ley 51 de 1983 y Ley 2578 de 2026). |
| − Ausentismo | -76,3 | Sobre lo que queda tras vacaciones y festivos. |
| − Tiempo no productivo | -183,1 | Sobre lo que queda tras el ausentismo. |
| Disponible efectivo | 1.647,5 | El 75 % de las horas brutas. Dividir la carga entre las brutas subestima la plantilla en un 33 %. |
Las tareas que dimensiona son las funciones esenciales de cada cargo: si no están escritas, empiece por el manual de funciones. Y si el resultado obliga a crear o dividir cargos, el paso siguiente es la estructura organizacional.
La calculadora resuelve el último paso. Los anteriores son los que deciden si el número sirve.
Las funciones esenciales de cada cargo, convertidas en tareas que se pueden contar. Si no están escritas, el estudio empieza por el manual de funciones: no se puede medir lo que no se ha definido.
De los registros del sistema —facturas causadas, pedidos despachados, visitas hechas— y no de la memoria del jefe. Se toma un período representativo, con sus picos.
Con cronometraje, valoración del ritmo y suplementos declarados con su origen, o con muestreo del trabajo cuando las tareas son muchas y variadas. Es el tiempo de un método, no de una persona, y caduca cuando cambia la forma de trabajar.
Días laborables del año por la jornada pactada, menos vacaciones, festivos, ausentismo y tiempo no productivo. Es el paso que la mayoría salta y el que más cambia el resultado.
Carga entre tiempo disponible da las personas de tiempo completo. Redondear hacia arriba deja holgura; truncar deja horas sin cubrir. La decisión se toma con esas dos cifras a la vista, no con el número redondeado de antemano.
El caso precargado en la calculadora: 42 horas semanales de lunes a viernes, 4 % de ausentismo y 10 % de tiempo no productivo. Las dos tasas son del ejemplo; las de su empresa salen de sus registros.
| Concepto | Horas al año | De dónde sale |
|---|---|---|
| Horas brutas | 2.192,4 | 261 días de lunes a viernes × 8,4 h |
| − Vacaciones | 126,0 | 15 días hábiles (CST, art. 186) × 8,4 h |
| − Festivos | 159,6 | 19 festivos en día laborable (Ley 51 de 1983 y Ley 2578 de 2026) × 8,4 h |
| − Ausentismo (4 %) | 76,3 | Sobre las 1.906,8 h que quedan |
| − Tiempo no productivo (10 %) | 183,1 | Sobre las 1.830,5 h que quedan |
| = Disponible efectivo | 1.647,5 | El 75 % de las horas brutas |
| Carga del área contable | 2.760 | Cuatro tareas: facturas, conciliaciones, recibos de caja y cierre |
| Personas de tiempo completo | 1,68 | 2 personas dejan 535 h de holgura; 1 persona deja 1.113 h sin cubrir |
Cifras reproducidas del motor de dimensionamiento de Tagline (estudio del trabajo de la OIT: Kanawaty, Introducción al estudio del trabajo, caps. 19 y 24).
La herramienta divide una carga entre un tiempo disponible. No mide los tiempos estándar, no levanta el inventario de tareas ni decide el redondeo, y no sirve para trabajo que llega al azar —un centro de llamadas o una ventanilla—, donde lo que se dimensiona es la espera en cola. Tampoco reparte la carga entre meses: un área que concentra el trabajo en el cierre puede estar holgada once meses y desbordada uno.
Lo que sí hacemos es el estudio completo: inventario de tareas a partir del manual de funciones, volúmenes de los registros, tiempos con cronometraje o muestreo, y la propuesta de plantilla y de estructura organizacional que sale de ahí. Se puede pedir desde contacto.
Es la cantidad de trabajo que tiene que hacer un cargo o un área en un período, expresada en horas: el volumen de cada tarea —facturas, pedidos, visitas, liquidaciones— multiplicado por el tiempo estándar que toma hacer una unidad con el método definido. Es distinta de la sensación de estar sobrecargado: se mide con registros y tiempos, y por eso permite decidir cuántas personas hacen falta y comparar áreas entre sí.
Se divide la carga anual en horas entre el tiempo disponible efectivo de una persona en el año. El error está casi siempre en el denominador: no son 52 semanas por la jornada, porque hay que descontar las vacaciones, los festivos que caen en día laborable, el ausentismo y el tiempo que no se dedica a las tareas medidas —reuniones, capacitación, traslados—. El resultado es un número de personas de tiempo completo (FTE) que casi nunca es entero; redondearlo hacia arriba o hacia abajo es una decisión con consecuencias que la calculadora muestra en horas.
Con la jornada de 42 horas a la semana repartida de lunes a viernes, 2026 tiene 261 días de lunes a viernes, de los cuales 19 son festivos. Eso da 2.192,4 horas brutas; menos 15 días hábiles de vacaciones (126 horas) y los 19 festivos (159,6 horas) quedan 1.906,8. Con un 4 % de ausentismo y un 10 % de tiempo no productivo, el tiempo disponible efectivo es de 1.647,5 horas: el 75 % de las brutas. Ausentismo y tiempo no productivo son datos de cada empresa; esos porcentajes son solo el ejemplo.
La pactada en los contratos o el reglamento, que no puede superar la máxima legal. El artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, en la redacción del artículo 11 de la Ley 2466 de 2025, fija una jornada máxima de 42 horas a la semana, que se puede distribuir de común acuerdo entre cinco y seis días. Es la cifra a la que llegó la reducción gradual del artículo 3 de la Ley 2101 de 2021 el 15 de julio de 2026. Si escribe más de 42 horas, la calculadora advierte que el exceso son horas extras, no capacidad ordinaria.
Solo en parte, y con un tope: el artículo 22 de la Ley 50 de 1990, en la redacción del artículo 13 de la Ley 2466 de 2025, dispone que en ningún caso las horas extras podrán exceder de dos horas diarias y doce semanales, con excepción del sector de seguridad y del de salud. Además se pagan con recargo. Si el déficit es estructural —todo el año y no solo en el cierre—, cubrirlo con horas extras sale más caro y, en la práctica, termina en atraso o en desgaste del equipo.
Sí. La Resolución 2646 de 2008 incluye entre los factores intralaborales que deben evaluar los empleadores las condiciones de la tarea, que comprenden «las demandas de carga mental (velocidad, complejidad, atención, minuciosidad, variedad y apremio de tiempo)», y la jornada de trabajo, con el número y la frecuencia de las horas extras mensuales (artículo 6, literales d y h). Un estudio de cargas que muestra una plantilla corta es también un insumo de la intervención del riesgo psicosocial.
No mide el tiempo estándar: lo recibe. Ese tiempo sale de un estudio de tiempos —cronometraje con valoración del ritmo y suplementos declarados— o de un muestreo del trabajo, y la plantilla es proporcional a él. Tampoco sirve para trabajo que llega al azar, como un centro de llamadas, donde lo que importa es la espera en cola y se dimensiona con otros modelos. Y no distribuye la carga entre meses: un cierre que concentra el trabajo en una semana necesita un análisis aparte.
Alcance y responsabilidad
Esta herramienta es material informativo de orientación general, elaborado a partir del texto oficial de las normas citadas. No constituye asesoría jurídica ni técnica, no sustituye el criterio de un profesional con licencia vigente en seguridad y salud en el trabajo, y su uso no crea relación profesional con Tagline Soluciones Empresariales.
El resultado no acredita el cumplimiento de ninguna obligación ante el Ministerio del Trabajo, la ARL ni cualquier otra autoridad, y no reemplaza los documentos propios de la empresa, que deben construirse sobre su operación real. La normativa cambia: verifique la vigencia de cada norma antes de usarla. Las decisiones que se tomen con esta información, y sus consecuencias, son responsabilidad de quien las adopta.