El certificado laboral es el documento que más pide un trabajador y el que más rápido se despacha: alguien de gestión humana abre la plantilla de siempre, cambia el nombre y firma. Por eso casi nadie se detiene a mirar qué exige realmente el Código, y ahí hay dos sorpresas: la obligación literal es más estrecha de lo que se cree, y hay una prohibición expresa que muchos formatos incumplen sin darse cuenta.
Esta guía resuelve las dos, con el texto del artículo a la vista, y al final deja una plantilla en Word lista para usar. Sin formulario, sin correo y sin registro.
Carta laboral y certificado laboral son el mismo documento
La primera confusión es de nombre. Carta laboral, certificado laboral, constancia de trabajo y carta de certificación laboral nombran lo mismo: el escrito con el que la empresa acredita que una persona trabaja o trabajó allí. El Código no usa ninguna de esas cuatro expresiones —habla de «una certificación»—, así que ninguna es la correcta ni la incorrecta.
Conviene saberlo por una razón práctica: el banco, el colegio o el arrendador pedirán el documento con el nombre que cada uno use, y no hay que emitir versiones distintas. Es un solo documento con cuatro nombres.
Qué debe decir un certificado laboral según el artículo 57 del CST
El numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo lo dice en una frase, y conviene leerla completa porque cada parte cuenta: es obligación del empleador «dar al trabajador que lo solicite, a la expiración de contrato, una certificación en que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado».
Tres datos, entonces, y ninguno más:
| Dato | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Tiempo de servicio | Fecha de ingreso y, si el contrato terminó, fecha de retiro. No basta con «lleva dos años»: van las fechas. |
| Índole de la labor | Qué hacía, no solo cómo se llamaba el cargo. Es el dato que más se omite y el que más se reclama. |
| Salario devengado | El salario. Si el trabajador pide que consten comisiones o recargos, conviene indicar el promedio y de qué período sale. |
La «índole de la labor» merece una línea aparte. Un certificado que dice «se desempeñó como Analista II» cumple de forma pobre: el cargo es un rótulo interno que fuera de la empresa no significa nada. Quien va a usar ese papel para un concurso, una homologación o una postulación necesita saber qué hacía esa persona. Describir las funciones no es un favor; es lo que el numeral 7 pide.
La trampa: «a la expiración de contrato»
Aquí está el matiz que casi ninguna guía menciona. El numeral 7 impone la obligación a la expiración del contrato. Leído literalmente, la certificación que un trabajador pide estando vinculado —para un crédito, un arriendo o la matrícula del colegio— no está cubierta por esa norma.
En la práctica se expide igual, y hace bien la empresa que lo hace. Negarla no sale barato: la solicitud vuelve como derecho de petición, consume tiempo de gestión humana y deja un antecedente incómodo, todo para ahorrarse un documento de una página que no cuesta nada. Lo razonable es lo contrario: dejar escrito en el reglamento interno de trabajo quién firma las certificaciones y en cuántos días hábiles se entregan, y cumplir ese plazo.
La distinción sigue importando por una razón: el plazo y las condiciones de la certificación durante la relación laboral los fija la empresa, no la ley. Los de la certificación al terminar no son negociables.
Lo que el certificado laboral no puede decir: artículo 59, numeral 8
Esta es la parte que falta en casi todos los formatos que circulan. El numeral 8 del artículo 59 —el artículo de las prohibiciones al empleador— prohíbe «emplear en las certificaciones de que trata el ordinal 7o. del artículo 57 signos convencionales que tiendan a perjudicar a los interesados, o adoptar el sistema de «lista negra», cualquiera que sea la modalidad que utilicen, para que no se ocupe en otras empresas a los trabajadores que se separen o sean separados del servicio».
La norma es de 1950 y describe una práctica de entonces —una marca, un sello distinto, una sigla que el siguiente empleador sabía leer—, pero se aplica igual hoy, cuando la señal es más sutil:
- El motivo del retiro. No es uno de los tres datos del numeral 7. Incluirlo sin que el trabajador lo pida por escrito convierte el certificado en un juicio, y un «terminación por justa causa» en ese papel cierra puertas de forma bastante literal.
- Los juicios de desempeño o conducta. «Cumplió satisfactoriamente» parece inocuo hasta que, para otra persona, esa frase no aparece. La ausencia también es una señal.
- Los formatos distintos. Emitir el certificado en una plantilla para unos y en otra para otros es exactamente el «signo convencional» que la norma describe.
La regla segura es simple: los tres datos del numeral 7, iguales para todos, y cualquier dato adicional solo si el trabajador lo solicita por escrito.
Descargue la plantilla de certificado laboral en Word
Elaboración propia, editable y sin registro: plantilla de certificado laboral (.docx). Trae el modelo con la fórmula «CERTIFICA QUE» y los campos entre corchetes, y una segunda página con la base legal, qué no debe incluirse y por qué.
Dos advertencias sobre lo que no es. No es un certificado de ingresos y retenciones: ese es un formato de la DIAN que cumple una función tributaria distinta. Y no es la certificación de tiempos y salarios que piden las administradoras de pensiones para un bono pensional o para corregir la historia laboral, que tiene su propio formato y su propio nivel de detalle.
Los errores que aparecen cuando se audita una nómina
Cuando revisamos certificaciones emitidas por una empresa, los hallazgos se repiten con una constancia que sorprende:
- El salario que no coincide con la nómina. Se certifica el básico y se omite todo lo variable, o al revés, se certifica el devengado del último mes —que incluía una prima— como si fuera el salario mensual. Lo segundo genera problemas reales cuando el papel va a un banco.
- Fechas tomadas del contrato y no de la afiliación. Si el contrato empezó el 1 y la afiliación quedó el 5, el certificado dice una cosa y la historia laboral dice otra.
- Firmas sin facultad. El jefe inmediato firma una certificación que compromete a la empresa. No es ilegal, pero la firma debe estar asignada a alguien, y eso se define una vez, no caso por caso.
- Certificaciones que contradicen la liquidación. Un certificado que dice «hasta el 30 de junio» y una liquidación calculada hasta el 28 son dos documentos de la misma empresa que se desmienten entre sí.
Ninguno de estos se arregla con una plantilla mejor: se arregla revisando de dónde salen los datos. Si su empresa emite certificaciones a diario y nadie ha mirado el formato en años, vale la pena hacerlo antes de que lo mire alguien más. Ese trabajo forma parte de la revisión de liquidación de prestaciones sociales y del cumplimiento documental que acompaña a la gestión del talento humano.