Durante veinte años el contrato de aprendizaje colombiano fue una figura aparte: formación con apoyo de sostenimiento, sin salario y sin prestaciones. El artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 —la reforma laboral— reescribió el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo y lo cambió de raíz. Su primera frase es la que reordena todo lo demás:
«El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial y a término fijo, que se rige por las normas sustantivas del Código Sustantivo del Trabajo…»
De ahí en adelante, cada decisión sobre aprendices deja de ser un tema de formación y pasa a ser un tema de nómina y de cumplimiento. La duración máxima sigue siendo de tres años.
Cuánto se paga ahora
El apoyo de sostenimiento mensual quedó tasado por modalidad:
- Formación dual: primer año, mínimo el 75 % de un salario mínimo; segundo año, el 100 %.
- Formación tradicional: fase lectiva, 75 %; fase práctica, 100 %.
- Aprendiz universitario: nunca menos de un salario mínimo, sea o no dual.
La norma añade una prohibición expresa: el apoyo de sostenimiento no puede regularse por convención colectiva, contrato colectivo ni fallo arbitral. No es una variable de negociación.
Seguridad social: la diferencia por fase
Es donde más errores se cometen al liquidar:
- Fase lectiva: el aprendiz está cubierto en salud y riesgos laborales, pagados plenamente por la empresa como dependiente.
- Fase práctica —o toda la formación dual—: afiliación a riesgos laborales y al sistema integral en pensiones y salud conforme al régimen de trabajadores dependientes, «y tendrá derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral».
- El aporte a riesgos laborales corresponde al nivel de riesgo de la empresa y de las funciones del aprendiz —no a un nivel mínimo por ser aprendiz—.
Esa última frase de la fase práctica es la que cambia el costo real: prima, cesantías, intereses, vacaciones y auxilio de transporte cuando proceda. Un presupuesto de aprendices armado con la lógica anterior queda corto.
La cuota: cuántos aprendices exige la ley
La cuota no la fijó la reforma; sigue en la Ley 789 de 2002, y conviene tenerla clara porque es el punto de partida del cálculo:
- Artículo 32: están obligadas las empresas privadas —naturales o jurídicas— de cualquier actividad económica distinta de la construcción que ocupen 15 trabajadores o más. Las industriales y comerciales del Estado y las de economía mixta también; las demás entidades públicas no, salvo lo que determine el Gobierno.
- Artículo 33: la determina la regional del SENA del domicilio principal, a razón de un aprendiz por cada 20 trabajadores, más uno adicional por fracción de diez o superior que no exceda de veinte. Las empresas entre 15 y 20 trabajadores tienen un aprendiz.
- La cuota se notifica al representante legal, que tiene cinco días hábiles para objetarla si no se ciñe a los requerimientos de mano de obra calificada de la empresa; contra el acto que la fija proceden los recursos de ley. Ese plazo se deja vencer con frecuencia.
- Parágrafo del artículo 33: si un contrato incluido en la cuota termina por cualquier causa, la empresa debe reemplazar al aprendiz para conservar la proporción asignada.
- Los practicantes universitarios pueden usarse para cumplir cuota, pero no más del 25 % del total de aprendices (artículo 32).
- Las empresas de menos de diez trabajadores pueden tener un aprendiz del SENA de forma voluntaria.
No cumplir la cuota cuesta 50 % más que antes
El artículo 23 de la Ley 2466 modificó el artículo 34 de la Ley 789 de 2002: la empresa obligada que no contrate aprendices debe pagar al SENA 1,5 salarios mínimos mensuales por cada aprendiz que no vincule —antes era uno—. Si la monetización es parcial, se paga proporcionalmente al número de aprendices que dejen de hacer la práctica.
La cuenta cambió de sentido: con el apoyo de sostenimiento en 75-100 % de un salario mínimo, monetizar dejó de ser el atajo barato que era. Hoy, en la mayoría de los casos, vincular cuesta menos que no vincular —y deja capacidad instalada en la empresa.
Tres detalles que casi nadie aplica
La fase práctica se certifica y cuenta como experiencia. El parágrafo 3 del nuevo artículo 81 obliga a la empresa a certificar el tiempo de la fase práctica o dual, y ese tiempo se reconoce como experiencia laboral para el aprendiz. Es también un argumento de marca empleadora que no cuesta nada emitir.
El universitario tiene una regla propia. Procede cuando el aprendiz cumple 24 horas semanales en la empresa mientras desarrolla el pénsum, o cursa el semestre de práctica, y «en todo caso la actividad del aprendiz deberá guardar relación con su formación académica». Un practicante haciendo tareas ajenas a su carrera desnaturaliza la figura.
Hay exclusiones expresas. El parágrafo 4 saca de la regulación de cuota a los hogares infantiles y a las personas jurídicas sin ánimo de lucro con personería reconocida por el ICBF que prestan atención integral a la primera infancia.
Qué le toca hacer al empleador
- Recalcular el costo por aprendiz con prestaciones incluidas en fase práctica, y compararlo contra 1,5 SMLMV de monetización. La decisión de monetizar heredada de años anteriores casi siempre quedó desactualizada.
- Verificar la cuota vigente con el SENA y revisar si el número de trabajadores cambió; y no dejar vencer los cinco días hábiles para objetar.
- Tratar al aprendiz como trabajador en el sistema de gestión: es una forma de vinculación más, y por lo tanto entra en la inducción previa al inicio de labores y en la afiliación a riesgos laborales con el nivel de riesgo de la empresa.
- Definir el perfil del cargo del aprendiz antes de solicitarlo. Sin funciones ni resultados esperados, el aprendiz se vuelve mano de obra de relleno y la empresa pierde la única ventaja real de la figura. Ver manual de funciones.
- Actualizar el reglamento interno y los procedimientos disciplinarios: si es contrato laboral, aplica el debido proceso del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo reformado. Ver debido proceso disciplinario y reglamento interno de trabajo.
Tagline no intermedia aprendices ni actúa ante el SENA en nombre de la empresa. Lo que hacemos es lo previo y lo posterior: dimensionar el costo real de la cuota frente a la monetización, definir los perfiles y las funciones que justifican cada plaza, y dejar la vinculación alineada con el resto de la reforma laboral y con el sistema de gestión. Si está ordenando el frente completo, el punto de partida es gestión humana.