Durante décadas, sancionar a un trabajador en Colombia fue en la práctica un trámite interno: una conversación, un memorando y una firma. La Ley 2466 de 2025 cerró esa puerta. Al reformar el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, convirtió el debido proceso disciplinario en un procedimiento reglado, con pasos numerados y términos mínimos, cuyo incumplimiento deja la sanción expuesta a ser desvirtuada.
Este artículo recorre el texto vigente, paso por paso, y señala dónde están los errores que vemos con más frecuencia.
Lo primero: los principios no son adorno
El artículo 115 arranca exigiendo que en todas las actuaciones para aplicar sanciones disciplinarias se apliquen las garantías del debido proceso, y las enumera: dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in idem.
Conviene detenerse en dos de ellos, porque son los que más se incumplen sin darse cuenta:
- In dubio pro disciplinado: si la prueba no alcanza, la duda favorece al trabajador. No es un principio decorativo: implica que la carga de acreditar el hecho es del empleador.
- Non bis in idem: un mismo hecho no puede sancionarse dos veces. El caso típico es el llamado de atención verbal que luego se convierte en memorando escrito por los mismos hechos y termina alimentando una terminación.
Los siete pasos, en el orden que fija la norma
Después de los principios, el artículo dice que «también se deberá aplicar como mínimo el siguiente procedimiento». La palabra mínimo importa: la empresa puede ser más garantista, nunca menos.
- Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador o trabajadora. El proceso empieza cuando se le informa, no cuando el jefe decide que hubo una falta.
- Indicación de los hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso, por escrito. La norma exige la forma escrita de manera expresa. «Mal desempeño» o «actitud negativa» no son hechos: son calificaciones. Deben describirse conductas con fecha y circunstancia.
- Traslado de todas y cada una de las pruebas que fundamentan esos hechos. No basta con mencionarlas: hay que entregarlas para que puedan ser controvertidas.
- Un término para que el trabajador se manifieste, controvierta las pruebas y allegue las suyas, que en ningún caso puede ser inferior a cinco días. Si la defensa es verbal, se levanta un acta en la que se transcribe la versión o los descargos rendidos.
- Pronunciamiento definitivo debidamente motivado, identificando específicamente la causa o el motivo de la decisión.
- De ser el caso, una sanción proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron.
- La posibilidad de impugnar la decisión.
El paso 4 es el que más se incumple. Es habitual citar a descargos y pedir la respuesta en la misma reunión, o al día siguiente. El texto no admite esa lectura: el término de defensa no puede ser inferior a cinco días, y ese término empieza cuando el trabajador ya tiene los hechos por escrito y las pruebas en la mano.
Cuatro precisiones que suelen pasarse por alto
El proceso tiene que ser oportuno
El parágrafo 1 exige que el procedimiento se realice «en un término razonable atendiendo al principio de inmediatez», sin perjuicio de que la convención colectiva, un laudo arbitral o el reglamento interno fijen un término distinto. Un proceso abierto meses después del hecho, o que se prolonga sin cierre, tiene un problema propio aunque los siete pasos se hayan cumplido.
El trabajador sindicalizado puede estar acompañado
Según el parágrafo 2, si el trabajador está afiliado a una organización sindical, puede estar asistido o acompañado por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa y estén presentes en la diligencia. Su papel es velar por el cumplimiento del derecho de defensa y dar fe de ello al final del procedimiento.
La discapacidad obliga a ajustes razonables
El parágrafo 3 exige que el trabajador con discapacidad cuente con medidas y ajustes razonables que garanticen la comunicación y comprensión recíproca dentro del debido proceso. Es una obligación concreta de procedimiento, no una declaración de intenciones.
Se puede hacer por medios digitales
El parágrafo 5 permite adelantar el procedimiento usando tecnologías de la información y las comunicaciones, «siempre y cuando el trabajador cuente con estas herramientas a disposición». Esa condición es la que decide: si la persona no tiene acceso real al canal, la notificación digital no sirve.
A quién no se le aplica
El parágrafo 6 excluye expresamente del procedimiento a los trabajadores del hogar y a las micro y pequeñas empresas de menos de diez trabajadores, definidas en el Decreto 957 de 2019. La exclusión, sin embargo, no es una exención completa: esos empleadores «solo tendrán la obligación de escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando las garantías del derecho de defensa y del debido proceso».
Dicho de otro modo: la microempresa no tiene que montar las siete etapas, pero tampoco puede sancionar sin escuchar. Y la norma agregó que el Ministerio del Trabajo impulsaría, dentro de los doce meses siguientes a la vigencia de la ley, un programa de acompañamiento para que estas empresas apliquen el debido proceso.
El plazo que ya venció
El parágrafo 4 del mismo artículo 115 ordena al empleador actualizar el reglamento interno de trabajo conforme a estos parámetros «dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente Ley».
La Ley 2466 rige desde el 25 de junio de 2025, según su artículo 70. El plazo, por lo tanto, venció el 25 de junio de 2026. Toda empresa que hoy conserve un reglamento anterior sin ajustar está fuera de término, y ese es el documento donde queda escrito el procedimiento disciplinario que la empresa se obliga a seguir.
Hay un detalle adicional que se olvida con frecuencia: el artículo 8 de la misma ley reformó el artículo 120 del Código, y ahora el reglamento debe publicarse mediante la fijación de dos copias legibles en dos sitios distintos y a través de un medio virtual al que los trabajadores puedan acceder en cualquier momento. Si se publica por medio virtual, no hace falta repetir la fijación física en cada sede.
Qué revisar esta semana
- Si el reglamento interno describe el procedimiento disciplinario con los siete pasos y con el término de defensa de cinco días como mínimo.
- Si existe un formato de citación que separe con claridad los hechos de las calificaciones, y si adjunta las pruebas en lugar de solo mencionarlas.
- Si el acta de descargos transcribe la versión del trabajador cuando la defensa es verbal.
- Si la decisión se comunica motivada y con la vía de impugnación indicada.
- Si el reglamento está publicado en dos sitios físicos y por medio virtual accesible en cualquier momento.
El costo de no tenerlo ordenado no se paga el día de la sanción: se paga después, cuando hay que sostenerla. Un procedimiento bien llevado protege a la empresa tanto como al trabajador, porque es lo único que convierte una decisión en una decisión defendible.
En Tagline revisamos el reglamento interno y el procedimiento disciplinario real de la empresa —no solo el documento— y los dejamos alineados con el artículo 115 vigente. Puede ver el detalle en nuestra página de reglamento interno de trabajo y en la de reforma laboral.