La licencia de paternidad parece un trámite simple —el trabajador avisa, se ausenta, vuelve— hasta que la EPS niega el reconocimiento por un requisito de forma. Casi siempre es el mismo: el soporte equivocado, o radicado tarde.
La regla está en el parágrafo 2 del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, en la versión que le dio el artículo 2 de la Ley 2114 de 2021. Vale la pena leerlo literal, porque cada frase es un requisito.
Dos semanas, y una escalera que casi nadie conoce
«El padre tendrá derecho a dos (2) semanas de licencia remunerada de paternidad». Opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera permanente, y también para el padre adoptante.
La misma norma dejó abierta una ampliación automática: la licencia «se ampliará en una (1) semana adicional por cada punto porcentual de disminución de la tasa de desempleo estructural comparada con su nivel al momento de la entrada en vigencia de la presente ley, sin que en ningún caso pueda superar las cinco (5) semanas».
La metodología la definen conjuntamente el Ministerio de Hacienda, el Banco de la República y el DNP, y la tasa «será publicada en el mes de diciembre de cada año y constituirá la base para definir si se amplía o no la licencia para el año siguiente». Es decir: la duración no es un dato fijo del reglamento interno, es un dato que se revisa cada diciembre. Un procedimiento que escribe «dos semanas» sin referencia a la norma queda desactualizado el día que la medición mueva el número.
El único soporte válido es el Registro Civil de Nacimiento
Aquí está el motivo más frecuente de negación. La norma no dice «se podrá acreditar con»: dice «el único soporte válido para el otorgamiento de la licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del menor».
- El certificado de nacido vivo que entrega la clínica no sirve. Es el documento con el que se tramita el registro civil, no el soporte de la licencia.
- El plazo de 30 días corre desde el nacimiento, no desde que el trabajador se reincorpora ni desde que nómina arma el paquete.
- La licencia está a cargo de la EPS y «será reconocida proporcionalmente a las semanas cotizadas por el padre durante el periodo de gestación». Las interrupciones de cotización del padre en esos meses afectan el reconocimiento, aunque el vínculo laboral esté vigente.
Para el área de gestión humana la consecuencia práctica es una sola: el reloj arranca el día del parto, y el trabajador suele estar ocupado en otra cosa. Quien avisa del plazo tiene que ser la empresa.
Licencia parental compartida: seis semanas que se pueden repartir
El parágrafo 4 creó una figura que la mayoría de reglamentos internos no menciona: «Los padres podrán distribuir libremente entre sí las últimas seis (6) semanas de la licencia de la madre».
Sus condiciones son estrictas y conviene tenerlas escritas antes de que alguien las pida:
- La madre debe tomar como mínimo las primeras doce (12) semanas después del parto, «las cuales serán intransferibles».
- «El tiempo de licencia del padre no podrá ser recortado en aplicación de esta figura»: las seis semanas salen de la licencia de la madre, no se descuentan de las dos del padre.
- «En ningún caso se podrán fragmentar, intercalar ni tomar de manera simultánea los períodos de licencia», salvo enfermedad posparto de la madre certificada por el médico.
- Requiere acuerdo firmado por ambos padres explicando la distribución, presentado a sus empleadores dentro de los 30 días siguientes al nacimiento, más la autorización escrita del médico tratante y el Registro Civil ante la EPS en el mismo plazo.
Hay además una inhabilidad expresa que rara vez se cita: no pueden optar por la licencia parental compartida los padres condenados en los últimos cinco años por delitos contra la libertad, integridad y formación sexuales; los condenados en los últimos dos años por violencia intrafamiliar o delitos contra la asistencia alimentaria; ni quienes tengan vigente una medida de protección en su contra conforme al artículo 16 de la Ley 1257 de 2008.
Licencia parental flexible de tiempo parcial: el cambio de licencia por medio tiempo
El parágrafo 5 permite «cambiar un periodo determinado de su licencia de maternidad o de paternidad por un período de trabajo de medio tiempo, equivalente al doble del tiempo correspondiente al período de tiempo seleccionado».
Una semana de licencia canjeada equivale a dos semanas trabajando medio tiempo. Con dos límites de calendario: los padres pueden usar la figura «antes de la semana dos (2) de su licencia de paternidad»; las madres, «no antes de la semana trece (13)» de la suya. Los periodos «no podrán interrumpirse y retomarse posteriormente: deberán ser continuos», salvo acuerdo entre empleador y trabajador. Requiere mutuo acuerdo entre empleador y trabajador, y también el Registro Civil ante la EPS en 30 días.
Para la empresa esto no es un detalle de nómina: significa que un cargo puede quedar a medio tiempo durante semanas, con acuerdo escrito de por medio. Es una decisión de organización del trabajo, no solo una novedad administrativa.
Lo que suele estar mal en el procedimiento interno
| Práctica frecuente | Lo que dice la norma |
|---|---|
| Se recibe el certificado de nacido vivo | El único soporte válido es el Registro Civil de Nacimiento |
| Se radica cuando el trabajador vuelve | Máximo 30 días desde el nacimiento |
| «Son ocho días hábiles» | Dos semanas, revisables cada diciembre según la tasa de desempleo estructural |
| Se descuentan del padre las semanas compartidas | La licencia del padre no puede recortarse por esa figura |
| Se conceden días sueltos e intercalados | Prohibido fragmentar, intercalar o tomar simultáneamente |
| Se tramita como calamidad doméstica por el nacimiento | El parágrafo 1 la declara incompatible con la licencia de maternidad, y esos días se descuentan |
Ese último punto conecta con otra confusión habitual: usar la calamidad doméstica como comodín para ausencias que tienen su propia figura legal.
Dónde tiene que quedar escrito
Nada de lo anterior se sostiene en la memoria de quien atiende nómina ese mes. Tres documentos lo hacen operable:
- El reglamento interno de trabajo, que es donde el trabajador consulta qué licencias existen y qué debe presentar.
- Un procedimiento de novedades con los plazos en días —30 para el Registro Civil ante la EPS, 30 para el acuerdo de licencia compartida ante los empleadores— y el responsable de recordarlos.
- Un formato de acuerdo de licencia parental compartida, firmado por ambos padres, con el espacio para la autorización del médico tratante. Si no existe, cuando alguien lo pida se improvisa, y el reconocimiento se juega en esa improvisación.
En Tagline no tramitamos licencias ante la EPS: eso es del trabajador y de su empleador. Lo que hacemos es dejar el procedimiento escrito, actualizado contra el texto vigente y articulado con el reglamento interno y con la liquidación de nómina y prestaciones, de modo que la novedad no dependa de quién esté de turno. Ese trabajo hace parte de gestión humana, y el marco de cambios recientes del contrato de trabajo está en la reforma laboral.