Cada año, miles de trabajadores buscan un formato de solicitud de vacaciones y lo encuentran sin problema. Lo curioso es que ese documento no está en el Código Sustantivo del Trabajo. El que sí está, y es obligatorio, va en la dirección contraria: lo firma la empresa, no el trabajador, y casi ninguna lo emite.
Esta guía explica quién decide la fecha de las vacaciones, qué documento exige la ley, cuánto se puede acumular y cuánto se puede pagar en dinero. Al final, una plantilla en Word con los tres modelos. Sin formulario y sin registro.
Quién decide cuándo se toman las vacaciones
El empleador. El numeral 1 del artículo 187 del Código no deja margen: «La época de vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año subsiguiente, y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso».
Tres cosas se deducen de esa frase, y las tres se discuten a diario:
- La solicitud del trabajador es una petición, no una decisión. La empresa puede conceder otras fechas si las pedidas perjudican el servicio. Puede, no debe: negar sistemáticamente lo que pide todo el mundo no es organizar la operación, es aplazar un problema.
- El empleador tampoco puede aplazarlas indefinidamente. Tiene el año subsiguiente para señalar la época. Vencido ese plazo la obligación no desaparece; se acumula, con el costo que eso tiene en la provisión.
- «Sin perjudicar la efectividad del descanso» es una condición de la norma, no una frase decorativa. Vacaciones partidas en pedazos sueltos para que nadie se ausente de verdad no cumplen el artículo.
Cuántos días corresponden, y por qué «hábiles» cambia la cuenta
El numeral 1 del artículo 186 es breve: «Los trabajadores que hubieren prestados sus servicios durante un año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas».
Hábiles: no se cuentan domingos ni festivos, de modo que quince días hábiles equivalen normalmente a tres semanas de calendario. Consecutivos: el fraccionamiento es la excepción pactada, no la regla. Y quince es el mínimo legal: si la empresa concede dieciocho o veinte, esa es una condición más favorable que, una vez otorgada de forma habitual, no se retira de un año para otro por decisión unilateral.
El documento que sí exige la ley: el aviso con 15 días de anticipación
Aquí está el punto que casi ningún formato de internet menciona. El numeral 2 del artículo 187 dice: «El empleador tiene que dar a conocer con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá la vacaciones».
Es una obligación del empleador, con plazo, y en la inmensa mayoría de las empresas no existe como documento: las vacaciones se aprueban por correo, por chat o de palabra. Cuando hay una discusión —sobre si se avisó, sobre qué días se concedieron, sobre si el trabajador se fue por su cuenta— no hay nada que mostrar.
Y hay un tercer numeral que es todavía menos conocido. El numeral 3 del artículo 187, adicionado por el artículo 5 del Decreto 013 de 1967, obliga a que «todo empleador debe llevar un registro especial de vacaciones en que el anotará la fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones anuales y en que las termina y la remuneración recibida por las mismas».
Un registro especial. Con cuatro datos definidos. Obligatorio desde 1967 y ausente de casi todas las carpetas de gestión humana que hemos revisado. No es un formalismo: es exactamente el documento que responde, en una sola hoja, a la pregunta de cuánto se le debe a cada trabajador en vacaciones.
Acumular y compensar en dinero: los dos límites
Las dos preguntas que siguen a la solicitud son siempre las mismas, y las dos tienen respuesta escrita.
| Qué | Límite | Norma |
|---|---|---|
| Días que nunca se acumulan | Seis (6) días hábiles continuos al año, como mínimo, se disfrutan sí o sí | Art. 190, numeral 1 |
| Acumulación ordinaria | Los días restantes, por acuerdo, hasta por dos años | Art. 190, numeral 2 |
| Acumulación ampliada | Hasta cuatro años para trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o extranjeros en los lugares que la norma señala | Art. 190, numeral 3 |
| Pago en dinero | Hasta la mitad, por escrito y previa solicitud del trabajador | Art. 189, numeral 1 (texto del art. 20 de la Ley 1429 de 2010) |
| Interrupción justificada | No se pierde el derecho a reanudarlas | Art. 188 |
La compensación en dinero es la que más se hace mal. Las tres condiciones del numeral 1 del artículo 189 son acumulativas: por escrito, previa solicitud del trabajador y máximo la mitad. Pagar todas las vacaciones en dinero porque «la operación no aguanta» incumple la norma y, además, deja sin efecto el descanso que la norma busca proteger.
Descargue la plantilla de solicitud y aviso de vacaciones en Word
Elaboración propia, editable y sin registro: plantilla de solicitud y aviso de vacaciones (.docx). Trae tres modelos —la solicitud que escribe el trabajador, el aviso del empleador con quince días de anticipación del numeral 2 del artículo 187, y el registro especial de vacaciones del numeral 3— y una página final con los artículos citados.
Qué no resuelve una plantilla
Ni la solicitud ni el aviso calculan cuánto se paga. Las vacaciones se liquidan con el salario ordinario del artículo 192, sin horas extras ni recargos por descanso obligatorio, que es una base distinta de la de las demás prestaciones: el desarrollo completo está en liquidación de vacaciones, y lo que la empresa provisiona cada mes por ese concepto aparece en la calculadora de costo del empleado.
Tampoco deciden si un período ya prescribió, ni sustituyen una política de vacaciones. Y esa política es lo que de verdad resuelve el problema de fondo: cuándo se planifican, cómo se reparten para que la operación no se quede sin nadie en la misma semana y quién autoriza. Sin ella, cada solicitud se negocia de cero y el registro del numeral 3 nunca se llena.
Si va a ordenar esto, el momento natural es junto con la revisión del reglamento interno de trabajo —donde quedan las reglas— y con la de liquidación de prestaciones sociales, que es donde aparece el costo de las vacaciones acumuladas que nadie había contado.