Durante casi veinte años, el esquema de evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia se resumía en tres momentos: ingreso, periódica y egreso. La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo cambió eso. Su artículo 8 enumera las evaluaciones «que debe realizar el empleador público y privado o contratante en forma obligatoria (…) como mínimo» y son seis: pre-ingreso, periódicas —programadas o por cambio de ocupación—, egreso, post-incapacidad, retorno laboral y seguimiento o control.

Las tres últimas existían en la práctica clínica y se hacían cuando alguien lo consideraba prudente. Hoy son obligación expresa, con disparadores numéricos distintos que conviene no mezclar.

Post-incapacidad: 30 días calendario, al terminar

El artículo 13 la define como «los exámenes clínicos y paraclínicos que se le deben practicar a todo trabajador inmediatamente finaliza el periodo de incapacidad médica mayor o igual a treinta (30) días calendario, o antes si la condición de salud del trabajador lo hace pertinente o necesario».

Dos cosas se leen mal con frecuencia. Primera: son días calendario, no hábiles, y la cuenta es del período de incapacidad, sumando prórrogas del mismo evento. Segunda: el momento es «inmediatamente finaliza», no «cuando el trabajador ya lleve unos días de vuelta». Reintegrar primero y evaluar después invierte el orden que la norma fijó.

Retorno laboral: 90 días, y por causas no médicas

Es la que más se confunde con la anterior, y son cosas distintas. El artículo 12 dice que la evaluación por retorno o reincorporación «deberá realizarse cuando el trabajador haya estado ausente por causas no médicas por un período igual o superior a noventa (90) días calendario, y deberá efectuarse antes de su retorno efectivo a la labor».

Su objetivo, también textual, es «determinar si las condiciones funcionales del trabajador al momento del reintegro son compatibles con las exigencias físicas, mentales y ambientales del cargo». Piense en una licencia no remunerada, una comisión larga, una suspensión, una licencia de estudios: nadie estuvo enfermo, pero la persona lleva tres meses fuera del puesto y el puesto —o ella— pudo cambiar.

La regla rápida para no equivocarse: si hubo incapacidad médica, mire el umbral de 30 días; si la ausencia no fue médica, mire el de 90. Y en el segundo caso, la evaluación va antes del reingreso, no después.

Seguimiento o control: la que cierra el ciclo

El artículo 14 la reserva para «aquellos casos en los cuales se determine la necesidad de verificar la evolución de una condición de salud previamente identificada, valorar la efectividad de las medidas adoptadas, o reconsiderar las restricciones y recomendaciones emitidas, especialmente cuando estas hayan sido temporales».

Es la contrapartida lógica de otro cambio de la misma resolución: su artículo 19 prohíbe usar la palabra «no apto» y exige que el concepto contenga «las recomendaciones y/o restricciones indicando la temporalidad de estas y si se requiere seguimiento médico». Si las restricciones ahora tienen fecha, alguien tiene que volver a mirarlas cuando esa fecha llega. Esa es la evaluación de seguimiento.

Lo que el empleador debe hacer con el resultado

El artículo 5 reparte responsabilidades que cambian la operación del área, más allá de pagar el examen:

  • Veinte días hábiles para adaptar. El literal f obliga a «adaptar las condiciones de trabajo y medio ambiente laboral según las recomendaciones y/o restricciones emitidas en el concepto ocupacional en un término no superior a veinte (20) días hábiles». Recibir el concepto y archivarlo ya no es una opción defendible.
  • Comunicación escrita con evidencia. El literal i exige «realizar una comunicación por escrito a cada trabajador del concepto emitido por el médico evaluador» y conservar evidencia de esa entrega. El artículo 19 refuerza el punto: el concepto lleva «firma del trabajador en constancia de entrega».
  • Dentro de la jornada. El literal c ordena programar las evaluaciones periódicas «durante los horarios de trabajo establecidos en la jornada laboral».
  • Desplazamiento y manutención. El literal b pone a cargo del empleador el costo de traslados y de alojamiento y alimentación cuando la evaluación exige desplazamientos intermunicipales.
  • El perfil del cargo, remitido y documentado. El literal d obliga a informar al prestador «los perfiles de cargos con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor», conservando evidencia de esa remisión.

Y hay un punto que suele generar discusión con el proveedor: el artículo 6 cierra diciendo que las ARL «no están autorizadas para realizar, asumir los costos o pagar los exámenes o evaluaciones médicas consagradas en la presente resolución, salvo disposición en contrario». Si alguien ofrece incluirlos dentro del acompañamiento de la ARL, conviene revisar el sustento.

Del lado del trabajador, el artículo 7 tampoco deja margen: debe suministrar información «clara, veraz y completa» sobre su estado de salud y asistir a las evaluaciones programadas dentro de la jornada, y su incumplimiento «acarreará sanciones de abuso del derecho conforme a la normatividad vigente».

Periodicidad: el techo de tres años

El artículo 15 traslada a la empresa la definición de la periodicidad de las evaluaciones «sin que supere en caso excepcional tres (3) años», con justificación técnica basada en la exposición a los factores de riesgo y en la identificación de peligros, y con posibilidad de asistencia técnica de la ARL.

Dos precisiones del mismo artículo evitan errores caros: los certificados de aptitud específicos —alturas, trabajo en energía eléctrica, manipulación de alimentos, espacios confinados, porte de armas, conducción— «se rigen por legislación específica», con sus propias vigencias; y la vigencia para contratistas se rige por el artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015.

Cómo dejarlo resuelto

Tres ajustes cierran la brecha en la mayoría de las empresas. El primero, en nómina o en el sistema de ausentismo: marcar automáticamente los eventos que cruzan los umbrales —incapacidad de 30 días, ausencia no médica de 90— para que disparen la evaluación sin depender de que alguien se acuerde. El segundo, en el procedimiento: definir quién recibe el concepto, quién ejecuta la adaptación y cómo se documenta dentro de los veinte días hábiles. El tercero, en el archivo: constancia firmada de entrega del concepto a cada trabajador.

Nada de esto exige una plataforma nueva. Exige que el dato de ausentismo y el de salud ocupacional se miren juntos, que es justo lo que casi nunca ocurre.

Para el detalle del régimen completo —tipos de evaluación, contenido del concepto y custodia de la historia clínica— vea exámenes médicos ocupacionales; el documento que le dice al médico qué evaluar en cada cargo es el profesiograma. Los umbrales de 30 y 90 días salen del registro de ausentismo laboral, y el seguimiento a las condiciones detectadas se ordena en el programa de vigilancia epidemiológica. Sobre qué puede y qué no puede exigir el empleador en el examen de ingreso, vea este análisis.