Crear una SAS en Colombia es el trámite fácil: documento privado, inscripción en el Registro Mercantil, RUT. Desde ese momento, dice el artículo 2 de la Ley 1258 de 2008, la sociedad «formará una persona jurídica distinta de sus accionistas». Lo que casi nadie explica es que, con el primer contrato de trabajo, esa persona jurídica asume un paquete de obligaciones laborales y de seguridad y salud en el trabajo que no depende del tamaño de la empresa. Esta guía cubre esa segunda mitad; el trámite mercantil lo hace la Cámara de Comercio. Para el panorama completo del frente laboral, vea gestión humana.
Una aclaración que importa al socio: el artículo 1 de la Ley 1258 dice que los accionistas solo responden hasta el monto de sus aportes y «no serán responsables por las obligaciones laborales» de la sociedad, salvo lo previsto en el artículo 42, que levanta esa protección cuando la sociedad se usa en fraude a la ley o en perjuicio de terceros. La SAS responde por sus trabajadores; los socios, por regla general, no.
Lo que se exige desde el primer trabajador
| Obligación | Desde | Fuente |
|---|---|---|
| Afiliación a riesgos laborales (ARL) de la empresa y de los trabajadores | Primer trabajador | Decreto Ley 1295 de 1994, art. 4, lits. c y d |
| Afiliación y aportes a salud y pensión | Primer trabajador | Ley 100 de 1993 |
| Aportes a caja de compensación familiar | Uno o más trabajadores permanentes | Ley 21 de 1982, art. 7, num. 4 |
| SG-SST con los estándares mínimos que correspondan | Primer trabajador | Decreto 1072 de 2015; Resolución 0312 de 2019 |
| Comité de convivencia laboral (1 y 1 si hay menos de 5 trabajadores) | Primer trabajador | Resolución 3461 de 2025, art. 3 |
| Exámenes médicos ocupacionales de ingreso | Primer trabajador | Resolución 1843 de 2025, art. 8 |
| Política y avisos de tratamiento de datos personales | Primer dato personal tratado | Ley 1581 de 2012; Dec. 1074 de 2015 |
Sobre la ARL, el artículo 4 del Decreto Ley 1295 de 1994 es directo: «todos los empleadores deben afiliarse», la afiliación de los trabajadores dependientes «es obligatoria», y el empleador que no afilie a sus trabajadores, además de las sanciones legales, responde por las prestaciones que el sistema habría pagado. Es la omisión más cara que puede cometer una empresa nueva.
Algunos aportes parafiscales y de salud tienen exoneraciones por tamaño de salario y tipo de empleador; el detalle está en parafiscales en Colombia.
El SG-SST de una empresa pequeña
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo no es un requisito de empresas grandes. El Decreto 1072 de 2015 lo exige a todos los empleadores, y la Resolución 0312 de 2019 gradúa cuánto hay que demostrar:
- Diez o menos trabajadores, riesgo I, II o III: el grupo de estándares más corto (artículo 3).
- Once a cincuenta trabajadores, riesgo I, II o III: un grupo intermedio (artículo 9).
- Más de cincuenta trabajadores, o cualquier tamaño en riesgo IV o V: los estándares completos (artículo 16).
Una empresa nueva de servicios con tres trabajadores puede tener su sistema en pocas semanas si empieza bien: quién lo diseña, afiliaciones al día, identificación de peligros, plan de emergencias básico y evaluaciones médicas de ingreso. Lo explicamos en SG-SST.
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Conversar por WhatsAppLo que se exige según el número de trabajadores
| Obligación | Umbral | Fuente |
|---|---|---|
| Vigía de seguridad y salud en el trabajo | Menos de 10 trabajadores | Ley 1562 de 2012, art. 11 lit. e), y Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.2 par. 2 |
| COPASST (comité paritario) | 10 o más trabajadores | Resolución 2013 de 1986, art. 1 |
| Reglamento de higiene y seguridad industrial | 10 o más trabajadores permanentes; dentro de los 3 meses siguientes a la iniciación de labores | Código Sustantivo del Trabajo, art. 349 |
| Reglamento interno de trabajo | Más de 5 permanentes (comercial), más de 10 (industrial o mixta), más de 20 (agrícola, ganadera o forestal) | Código Sustantivo del Trabajo, art. 105 |
| Cuota de aprendices | 15 o más trabajadores, actividades distintas de la construcción | Ley 789 de 2002, art. 32 |
Los umbrales se cuentan en trabajadores, no en socios. Y en el reglamento de higiene el plazo corre desde que el establecimiento inicia labores, no desde que alguien se acuerda: una SAS que arranca con diez trabajadores tiene tres meses. Las guías de cada documento están en reglamento interno de trabajo, reglamento de higiene y seguridad industrial, COPASST y comité de convivencia laboral.
Lista de arranque para la primera contratación
- Contrato escrito con el tipo de vinculación correcto y salario de al menos el mínimo vigente.
- Afiliación a ARL de la empresa y del trabajador —si un trabajador sin afiliar se accidenta, las prestaciones las paga el empleador (Decreto Ley 1295, art. 4)—, y afiliación a EPS, fondo de pensiones y caja.
- Evaluación médica de ingreso con el perfil del cargo entregado al médico.
- Inducción en seguridad y salud en el trabajo antes del inicio de labores.
- Nómina con prestaciones sociales y aportes por planilla.
- Política de tratamiento de datos y autorización del trabajador.
- Comité de convivencia laboral conformado y SG-SST con su responsable designado.
Errores frecuentes de la empresa nueva
- Contratar por prestación de servicios lo que es un empleo: si hay subordinación, horario y salario, es contrato de trabajo, con todas sus obligaciones, se llame como se llame el documento.
- Afiliar a la ARL en la clase de riesgo equivocada: la clase depende de la actividad real, y una oficina que también tiene bodega puede tener trabajadores en dos clases.
- Posponer el SG-SST «hasta que la empresa crezca»: la obligación existe desde el primer trabajador; lo que crece con la empresa es el número de estándares.
- No contar bien a los trabajadores para los umbrales de COPASST, reglamentos y aprendices, o no revisarlos cuando la empresa contrata.
- Copiar el reglamento interno de otra empresa, con horarios, cargos y sanciones que no corresponden a la propia.
En Tagline montamos el frente laboral de empresas nuevas: contratos, reglamentos, SG-SST con los estándares que correspondan al tamaño y la estructura de cargos. No hacemos el trámite de constitución ante la Cámara de Comercio ni el registro tributario.