Perfil de cargo: qué debe contener, los siete mínimos de la Resolución 1843 y formato en Word

El perfil de cargo es el documento que describe un puesto: propósito, funciones, responsabilidades, requisitos, competencias, condiciones y riesgos. En Colombia tiene hoy una exigencia concreta: para las evaluaciones médicas ocupacionales, el artículo 16 de la Resolución 1843 de 2025 dice que «el empleador es responsable de elaborar y entregar el perfil de cargo» al médico evaluador, con siete contenidos mínimos.

Es la pieza más básica de la gestión del talento humano y la que más veces se reemplaza por una lista de tareas copiada de internet. Esta guía explica qué debe contener, cómo se redacta y para qué se usa. Al final hay un formato en Word con la estructura completa.

Sección del perfil	Qué responde	De dónde sale la exigencia
Identificación y ubicación	Nombre del cargo, área, a quién reporta, a quién supervisa	Práctica de gestión humana
Propósito	Para qué existe el cargo, en una frase	Práctica de gestión humana
Funciones y responsabilidades	Qué hace y de qué responde	Res. 1843 de 2025 art. 16 lit. a) i-ii
Habilidades y competencias	Con qué capacidades se hace bien	Res. 1843 art. 16 lit. a) iii-iv
Requisitos físicos, mentales y técnicos	Formación, experiencia y exigencias del puesto	Res. 1843 art. 16 lit. a) v
Riesgos y medidas preventivas	A qué peligros se expone y cómo se controlan	Res. 1843 art. 16 lit. a) vi-vii
Responsabilidades en SST	Qué le toca en el sistema de gestión	Dec. 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num. 2

Qué es un perfil de cargo

Es la descripción de un puesto de trabajo, escrita de modo que cualquiera pueda entender qué se espera de quien lo ocupe. Describe el cargo, no a la persona: si el perfil se escribe pensando en quien lo ocupa hoy, deja de servir el día en que esa persona se va.

Conviene distinguirlo de dos documentos vecinos. El manual de funciones reúne todos los perfiles de la organización con un criterio común y un acto formal de adopción. Y la estructura organizacional muestra cómo se relacionan los cargos entre sí. El perfil es la unidad con la que se construyen los otros dos.

Perfil de cargo y Resolución 1843 de 2025: los siete mínimos

La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo regula las evaluaciones médicas ocupacionales. Su artículo 16 enumera la información que el empleador debe entregar al prestador de medicina del trabajo o al médico evaluador, y la primera es el perfil de cargo: «El empleador es responsable de elaborar y entregar el perfil de cargo que contenga como mínimo»:

1. Las funciones.
2. Las responsabilidades.
3. Las habilidades.
4. Las competencias.
5. Los requisitos físicos, mentales y técnicos que debe cumplir una persona para desempeñar el cargo.
6. Los riesgos laborales asociados a las tareas asignadas.
7. Las medidas preventivas necesarias para garantizar la salud y seguridad del trabajador.

Y cierra con una frase que pocas empresas leen: «El empleador debe garantizar la precisión de la información y la idoneidad del personal que recolecta los requisitos del perfil del cargo». El motivo es práctico: el artículo 9 de la misma resolución dice que la evaluación de pre-ingreso se hace «acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo». Un perfil vago produce un concepto médico vago. El detalle de las evaluaciones está en examen preocupacional.

Cómo hacer un perfil de cargo

1. Levantar el trabajo real. Entrevista con el jefe y con quien ocupa el puesto, observación de las tareas y revisión de la matriz de peligros del área.
2. Escribir el propósito en una frase: verbo, objeto y resultado. Si no cabe en una frase, probablemente son dos cargos.
3. Listar entre cinco y ocho funciones esenciales, cada una con verbo y resultado verificable. «Apoyar al área» no es una función; «conciliar diariamente el inventario de la bodega contra el sistema» sí.
4. Definir los requisitos: formación, experiencia, conocimientos técnicos y exigencias físicas y mentales reales del puesto.
5. Escribir las competencias con su comportamiento observable, no solo el nombre.
6. Anotar condiciones de trabajo, riesgos y controles, a partir de la matriz de peligros.
7. Asignar las responsabilidades en SST del cargo, que el numeral 2 del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 obliga a «asignar, documentar y comunicar» a todos los niveles.
8. Validar con el jefe y comunicar al ocupante. Un perfil que el trabajador no conoce no ordena nada.

Para qué sirve el perfil de cargo

• Selección: es la vara contra la que se evalúa a cada candidato, como explicamos en selección de personal, y la que hace útil el período de prueba.
• Salarios: el artículo 9 de la Ley 2466 de 2025 enumera factores de evaluación objetiva de cada empleo —capacidades y cualificaciones, esfuerzo, responsabilidades y condiciones de trabajo— que «deberán estar directamente relacionadas a las funciones del cargo». Sin perfil no hay contra qué valorarlas; lo desarrollamos en escala salarial.
• Disciplina: un incumplimiento se discute contra un deber escrito y conocido antes del hecho; ver debido proceso disciplinario.
• Reubicación: cuando un trabajador tiene restricciones médicas, los perfiles con exigencias físicas escritas permiten saber qué puestos son compatibles; ver incapacidad permanente parcial.

Errores frecuentes al escribir un perfil de cargo

• Describir a la persona y no el cargo: el perfil queda hecho a la medida de quien lo ocupa y no sirve para reemplazarlo.
• Funciones sin resultado: «apoyar», «colaborar», «participar» no se pueden verificar.
• Requisitos inflados: pedir un título o una experiencia que el trabajo no exige estrecha la selección y debilita la valoración del cargo.
• Riesgos copiados de otro cargo: si no salen de la matriz de peligros del área, el médico evaluador recibe información que no corresponde.
• Perfiles sin fecha ni versión: cuando el cargo cambia, nadie sabe cuál es el vigente.

Formato de perfil de cargo en Word

Elaboración propia, editable y sin registro: formato de perfil de cargo (.docx). Trae las secciones de identificación y propósito, las siete exigencias del artículo 16 de la Resolución 1843 de 2025, los cuatro factores del artículo 9 de la Ley 2466 y las responsabilidades en SST, con un ejemplo de auxiliar de bodega en la última página. Es un punto de partida: cada perfil debe salir del trabajo real del cargo.

En Tagline levantamos perfiles de cargo y los consolidamos en el manual de funciones como parte del frente de talento humano. No hacemos las evaluaciones médicas ocupacionales: esas las practica el prestador de medicina del trabajo que contrate la empresa.