La hoja de seguridad —ficha de datos de seguridad, FDS, o MSDS por su nombre anterior en inglés— es el documento de dieciséis secciones que acompaña a cada producto químico peligroso. En Colombia la elabora el fabricante o importador (Decreto 1496 de 2018, artículo 8) y el empleador tiene que tenerla en el lugar donde el producto se usa o se almacena, en español, con una línea de emergencias disponible 24 horas y revisada como máximo cada cinco años (Resolución 773 de 2021, artículos 16 y 18).
Es la pieza que convierte al riesgo químico en algo gestionable: sin la FDS no se sabe qué protección usar, cómo almacenar el producto ni qué hacer si alguien se salpica.
Qué es una hoja de seguridad
El Decreto 1496 de 2018 adoptó en Colombia el Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (SGA), y con él sus dos elementos de comunicación de peligros: la etiqueta y la ficha de datos de seguridad (artículo 6). La etiqueta avisa en el envase; la ficha explica en detalle. Son complementarias y tienen que decir lo mismo.
El SGA define cuándo debe prepararse: para todas las sustancias y mezclas que cumplan sus criterios de peligro físico, para la salud o para el medio ambiente, y para las mezclas que contengan componentes cancerígenos, tóxicos para la reproducción o con toxicidad específica de órganos diana por encima de ciertos valores de corte. Un desengrasante, un desinfectante con hipoclorito, un combustible o un solvente de limpieza suelen quedar dentro.
Las 16 secciones de la hoja de seguridad
El capítulo 1.5 del SGA (sexta edición revisada, 2015) fija los dieciséis epígrafes y su orden. La Resolución 773 de 2021 remite a esa edición. Esto es lo que trae cada sección y para qué sirve en el puesto:
- Identificación del producto: nombre, uso recomendado, datos del proveedor y teléfono de emergencia.
- Identificación del peligro o peligros: la clasificación SGA, los pictogramas, la palabra de advertencia y las indicaciones de peligro. Es la sección que debe coincidir con la etiqueta.
- Composición/información sobre los componentes: sustancias peligrosas que contiene y su concentración.
- Primeros auxilios: qué hacer por inhalación, contacto con piel u ojos e ingestión. Es la que se lee con prisa, así que tiene que estar a mano.
- Medidas de lucha contra incendios: medios de extinción adecuados y no adecuados, y productos peligrosos de la combustión.
- Medidas que deben tomarse en caso de vertido accidental: cómo contener y limpiar un derrame y con qué protección.
- Manipulación y almacenamiento: precauciones de uso e incompatibilidades para almacenar.
- Controles de exposición/protección personal: límites de exposición, controles de ingeniería y elementos de protección.
- Propiedades físicas y químicas: estado, punto de inflamación, presión de vapor, entre otras.
- Estabilidad y reactividad: condiciones y materiales que hay que evitar.
- Información toxicológica: efectos sobre la salud, agudos y crónicos.
- Información ecotoxicológica: efectos en el medio ambiente.
- Información relativa a la eliminación de los productos: cómo se desecha el producto y su envase.
- Información relativa al transporte: número ONU y clase de peligro para el transporte.
- Información sobre la reglamentación: normas específicas que aplican al producto.
- Otras informaciones: fecha de elaboración o revisión y otros datos útiles.
Si algún dato no aplica o no está disponible, la ficha no puede dejar el espacio en blanco: la Resolución 773 permite escribir «no disponible» o «no aplicable», o las siglas ND o NA (numeral 16.8).
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Conversar por WhatsAppLo que exige la Resolución 773 de 2021 a la hoja de seguridad
El artículo 16 obliga a los empleadores a garantizar que los fabricantes, importadores o proveedores les entreguen las FDS de los productos químicos peligrosos, y que estén dispuestas en los lugares de trabajo donde esos productos se usan y se almacenan. Además fija condiciones de forma que se revisan en una visita:
- Formato libre (16.1), siempre que traiga las dieciséis secciones.
- En español, garantizando que la entiendan quienes la usan (16.2). Una ficha en inglés archivada en compras no cumple.
- Coherente con la etiqueta del producto (16.3).
- Línea de emergencias de acceso local o número gratuito, fijo o celular, disponible 24 horas, 7 días a la semana (16.4).
- Fecha de elaboración o de la última revisión (16.5).
- Disponible siempre, en medio físico o digital (16.6), y en un lugar visible y seguro, no expuesta a la intemperie ni a una emergencia con los propios productos (16.7).
Y el artículo 21 cierra el círculo del lado del empleador: tener las FDS de todos los productos químicos que se manejen y garantizar que los trabajadores puedan consultarlas en cualquier momento. Lo explicamos junto con el etiquetado en la guía de pictogramas SGA.
La sección 8: el dato que más se usa y el que más falla
La Resolución 773 le dedica un numeral propio. Según el 16.9, en la sección de controles de exposición y protección personal, los valores límite de exposición ocupacional corresponden a los TLV de la ACGIH vigentes a la fecha de elaboración o actualización de la ficha, y la sección debe indicar los elementos de protección con sus características: por ejemplo, el material de los guantes o el tipo de filtro.
Es la regla que más se incumple. Una ficha que dice «use guantes adecuados» y «protección respiratoria si es necesario» no permite escoger el elemento correcto, y sin eso la matriz de EPP queda armada sobre suposiciones. Si la sección 8 de su proveedor viene así, hay que pedirle la versión completa.
Quién la elabora: proveedor o empleador
La responsabilidad principal es del fabricante o importador: el artículo 8 del Decreto 1496 le asigna la elaboración según el SGA y lo hace responsable de la calidad de la información, y el artículo 16 del mismo decreto obliga a los usuarios a exigir productos clasificados y etiquetados según el SGA, y a los comercializadores a entregar la FDS a sus clientes. El empleador que solo compra y usa productos no redacta fichas: las exige, las verifica y las pone al alcance de su gente.
La excepción está en el artículo 17 de la Resolución 773: cuando el empleador actúa como proveedor —fabricante, importador o distribuidor— o cuando hace mezclas propias o diluciones, es responsable de la información de esa FDS y debe poder sustentar ante la autoridad el soporte técnico con que la elaboró. La dilución de un desinfectante en un área de aseo es el caso más común y el más olvidado.
Hojas de seguridad de productos químicos comunes: dónde se consiguen
Cada mes se buscan miles de veces la hoja de seguridad del ACPM, del thinner, de la gasolina, del hipoclorito de sodio o del alcohol etílico. La respuesta correcta siempre es la misma: se le pide al proveedor del producto que usted compra. No es una formalidad. La composición, las impurezas, la concentración y la línea de emergencias cambian de un fabricante a otro, y la Resolución exige coherencia entre la ficha y la etiqueta del envase que está en su bodega.
Una ficha genérica descargada de internet puede servir para entender el producto, pero no reemplaza la del proveedor en una inspección ni en una emergencia.
Cada cuánto se actualiza
El artículo 18 de la Resolución 773 exige actualizar etiquetas y FDS cuando se sustituyan o adicionen productos químicos peligrosos o cuando haya información actualizada de sus peligros. Y agrega una obligación periódica: los empleadores deben revisar a más tardar cada cinco años la información en la que se basan las etiquetas y las FDS de los productos que usan, aunque no haya llegado información nueva. El Decreto 1496 le impone la misma revisión quinquenal al fabricante y al importador (artículo 9).
Los errores más frecuentes
- Las fichas están en una carpeta de compras o del área de calidad, y en la bodega nadie sabe dónde encontrarlas.
- Hay fichas de productos que ya no se usan y faltan las de los que llegaron este año.
- La ficha está en inglés o tiene más de cinco años sin revisión.
- La sección 8 no especifica guantes ni filtros, y se entregan los elementos «de siempre».
- Las diluciones propias no tienen ficha ni etiqueta.
- El teléfono de emergencias de la ficha es un número extranjero o de horario de oficina.
La forma de ordenar todo esto es el inventario de productos químicos del artículo 21 de la Resolución 773: una fila por producto, con su clasificación SGA, su ficha vigente, dónde se usa y quién está expuesto. Desde ahí se arma el programa de riesgo químico y se alimenta la matriz de peligros de los riesgos laborales de la empresa. Si necesita levantarlo, Tagline lo hace con usted; no elaboramos fichas de productos de terceros, pero sí verificamos que las que le entregan cumplan.