«Permiso», «licencia», «día compensado» y «licencia no remunerada» se usan como sinónimos en la mayoría de las empresas, y no lo son. La diferencia importa porque una de esas figuras suspende el contrato de trabajo y las otras no, y de ahí salen consecuencias sobre vacaciones, cesantías y liquidación que se descubren tarde.

El Código Sustantivo del Trabajo no define «licencia no remunerada» en un artículo propio. La regula en dos: el artículo 51, que dice cuándo se suspende el contrato, y el artículo 53, que dice qué pasa durante esa suspensión.

La licencia no remunerada suspende el contrato

El numeral 4 del artículo 51 —en la redacción que le dio el artículo 4 de la Ley 50 de 1990— es explícito: el contrato de trabajo se suspende «por licencia o permiso temporal concedido por el empleador al trabajador o por suspensión disciplinaria».

Está en la misma lista que la fuerza mayor, la clausura temporal autorizada por el Ministerio, el servicio militar, la detención preventiva y la huelga. No es una figura menor de manejo interno: es una de las siete causales de suspensión del contrato.

Qué pasa mientras está suspendido

El artículo 53 lo resuelve en una sola frase, y conviene leerla completa porque cada parte tiene efecto práctico:

«Durante el período de las suspensiones contempladas en el artículo 51 se interrumpe para el trabajador la obligación de prestar el servicio prometido, y para el empleador la de pagar los salarios de esos lapsos, pero durante la suspensión corren a cargo del empleador, además de las obligaciones ya surgidas con anterioridad, las que le correspondan por muerte o por enfermedad de los trabajadores. Estos períodos de suspensión pueden descontarse por el empleador al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones».

Tres lecturas que casi siempre faltan:

  • El empleador no queda liberado de todo. Las obligaciones por muerte y por enfermedad siguen corriendo a su cargo durante la suspensión. La lectura de «no le pago nada porque no trabajó» es incompleta.
  • «Pueden descontarse» es una facultad, no un automatismo. Si la empresa descuenta el período a unos y a otros no, la diferencia queda sin justificación objetiva y se convierte en el material de una reclamación. La regla debe estar escrita y aplicarse igual para todos.
  • El descuento aplica a vacaciones, cesantías y jubilaciones, no a cualquier concepto por analogía. Descontar el período de otras acreencias sin base legal es distinto y no está amparado por el artículo 53.

Hay un punto que la norma laboral no resuelve y que hay que definir antes de conceder la licencia: quién cubre los aportes al sistema de seguridad social durante ese período. Eso se rige por las normas del sistema, no por el artículo 53, y es la conversación que debe tenerse por escrito con el trabajador antes de que empiece la licencia, no al mes siguiente cuando llega la novedad de nómina.

El permiso remunerado no suspende nada

Cuando el permiso es remunerado no se interrumpe el pago del salario, así que no hay suspensión que descontar ni efecto sobre vacaciones o cesantías. Ese es el criterio que separa las dos figuras, y no la duración ni el nombre que se le ponga en el formato interno.

De ahí que la pregunta operativa correcta no sea «¿le doy permiso?», sino «¿este permiso es remunerado o no, y bajo qué figura?». Un mismo hecho puede caer en tres sitios distintos: una licencia obligatoria del artículo 57, un permiso remunerado por decisión de la empresa, o una licencia no remunerada acordada. Las consecuencias de nómina son diferentes en cada caso.

Las licencias que la ley sí obliga a conceder

El numeral 6 del artículo 57 obliga al empleador a conceder las licencias necesarias:

  • Para el ejercicio del sufragio.
  • Para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación.
  • En caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada.
  • Para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la organización.
  • Para asistir al entierro de sus compañeros.

En los dos últimos casos la norma pone una condición razonable: que el número de quienes se ausenten no perjudique el funcionamiento de la empresa. Y en los cinco exige avisar «con la debida oportunidad».

Estas licencias, salvo convención en contrario, pueden descontarse o compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo a opción del empleador —el detalle está en la calamidad doméstica—. Fuera de esta lista están las licencias con regulación propia, que no se descuentan: el luto, la paternidad, la maternidad y la incapacidad médica.

Dos permisos remunerados que casi nadie aplica

Hay dos figuras vigentes que rara vez aparecen en un reglamento interno, y ambas son verificables en el texto de la ley.

La jornada semestral con la familia. El artículo 3 de la Ley 1857 de 2017 adicionó el artículo 5A a la Ley 1361 de 2009, y su parágrafo dice que los empleadores «deberán facilitar, promover y gestionar una jornada semestral en la que sus empleados puedan compartir con su familia en un espacio suministrado por el empleador o en uno gestionado ante la caja de compensación familiar». Y cierra con la parte que se ignora: «Si el empleador no logra gestionar esta jornada deberá permitir que los trabajadores tengan este espacio de tiempo con sus familias sin afectar los días de descanso, esto sin perjuicio de acordar el horario laboral complementario».

Es decir: no gestionarla no exime; convierte la obligación en tiempo que hay que conceder, y ese tiempo no puede salir del descanso del trabajador. El mismo artículo habilita además acordar horario flexible para atender deberes de cuidado del cónyuge, hijos menores, personas de la tercera edad del grupo familiar, familiares hasta el tercer grado de consanguinidad que lo requieran y personas en situación de discapacidad o dependencia.

El día por uso de bicicleta. El literal h del mismo numeral 6 del artículo 57 permite que los trabajadores del sector privado «acuerden con el empleador un (1) día de descanso remunerado por cada seis (6) meses de trabajo, en el cual certifiquen el uso de bicicletas como medio de transporte para la llegada y salida del sitio de trabajo». Es potestativo —se acuerda—, pero está en el Código y no en una guía de bienestar.

Qué debe quedar escrito

La licencia no remunerada es de las pocas figuras donde la ley deja casi todo al acuerdo: no fija un tope de días, no obliga a concederla y no impone un procedimiento. Eso hace que el reglamento interno de trabajo y el procedimiento de novedades sean la única defensa frente a la asimetría:

  • Quién autoriza y hasta cuántos días, con un escalón por duración: no debería aprobar igual un día que dos meses.
  • Que la solicitud y la aprobación queden por escrito, con la fecha de inicio y de reintegro. Una licencia sin fecha de regreso es una ausencia injustificada esperando a que alguien la reclame.
  • Si el período se descuenta o no para vacaciones, cesantías y liquidación, dicho de forma expresa y uniforme.
  • Cómo se manejan los aportes a seguridad social durante la licencia y quién los asume, acordado antes de que empiece.
  • Bajo qué figura se registra cada caso en nómina, para que un permiso remunerado no entre como suspensión ni una licencia obligatoria como no remunerada.

Ese último punto es el que produce la mayoría de los reclamos. Un derecho bien concedido y mal registrado genera exactamente el mismo problema que uno negado, y aparece meses después en la liquidación, cuando ya nadie recuerda qué se acordó.

En Tagline revisamos el reglamento interno y el procedimiento de licencias y novedades para que cada figura tenga regla, soporte y responsable, y para que la liquidación refleje lo que realmente ocurrió. El frente completo está en gestión humana, y lo que cambió con la reforma laboral se cruza con esto en la liquidación de prestaciones sociales.