La licencia por luto en Colombia son cinco (5) días hábiles remunerados, y esa parte casi nadie la discute. Lo que sí está desactualizado en la mayoría de reglamentos internos, manuales de gestión humana y respuestas de consultorio es quién la causa.
El numeral 10 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo se conoce como «la Ley 1280 de 2009», que fue la que lo adicionó. Pero ese numeral fue modificado por el artículo 11 de la Ley 2388 de 2024, y el texto que hoy obliga al empleador es más amplio que el que se sigue citando.
El texto vigente, literal
El numeral 10 del artículo 57, con la redacción que le dio la Ley 2388 de 2024, obliga al empleador a:
«Conceder al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, cualquiera sea su modalidad de contratación o de vinculación laboral. La grave calamidad doméstica no incluye la Licencia por Luto que trata este numeral.
También gozarán de la licencia remunerada por luto el hijo, padre o madre de crianza.
Este hecho deberá demostrarse mediante documento expedido por la autoridad competente, dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia».
El párrafo del medio es el nuevo. La Ley 2388 de 2024 —«por medio de la cual se dictan disposiciones sobre la familia de crianza»— extendió el derecho a un vínculo que hasta entonces no producía licencia porque no aparece en ninguna tabla de parentesco.
Quién la causa: hasta segundo grado, y ahí termina
Los grados de parentesco son la parte que más errores produce, en las dos direcciones. Estos son los familiares que causan la licencia:
- Cónyuge o compañero/compañera permanente, sin grado de por medio.
- Segundo grado de consanguinidad: padres e hijos (primer grado), abuelos, nietos y hermanos (segundo grado).
- Primer grado de afinidad: suegros, y yerno o nuera.
- Primer grado civil: hijo adoptivo y padre o madre adoptante.
- Hijo, padre o madre de crianza, desde la Ley 2388 de 2024.
Lo que queda fuera es igual de importante: tíos, sobrinos y bisabuelos son tercer grado y no causan licencia por luto. Tampoco los cuñados, que son segundo grado de afinidad. Esa es una diferencia sustantiva con la calamidad doméstica, cuya definición sí llega hasta el tercer grado de consanguinidad y el segundo de afinidad.
Lo que trae de verdad la familia de crianza
Aquí es donde la novedad de 2024 se vuelve un problema operativo, porque el reconocimiento de la familia de crianza no es una declaración del trabajador.
El artículo 2 de la Ley 2388 de 2024 define al hijo de crianza como la persona acogida «para su cuidado, protección y educación durante un periodo de tiempo no menor a cinco (5) años», por una familia distinta a la de sus padres biológicos. El artículo 3 establece cómo se declara ese vínculo: ante juez de familia o notario del domicilio de quien pretende reconocerse como hijo de crianza, por el procedimiento de jurisdicción voluntaria, o por escritura pública; y una vez en firme, «se deberá proceder a su anotación en el registro civil de las partes reconocidas». El artículo 6 enumera los medios probatorios, incluida la evidencia de una relación inexistente o precaria con los padres biológicos y la demostración de la acogida sostenida durante ese mínimo de cinco años.
Para el empleador la consecuencia es concreta: cuando el fallecido es un familiar de crianza, el soporte que corresponde pedir no es solo el registro de defunción, sino el documento que acredita el vínculo —sentencia, escritura pública o el registro civil con la anotación—. Y cuando ese documento no existe todavía, la respuesta correcta no es negar de plano ni conceder sin más: es dejar por escrito qué se pidió, en qué plazo y bajo qué figura se cubre el tiempo mientras tanto.
La frase que decide los descuentos
El numeral cierra con una advertencia que en la práctica resuelve la mitad de las discusiones de nómina: «La grave calamidad doméstica no incluye la Licencia por Luto».
No es una aclaración decorativa. La calamidad doméstica, en el mismo artículo 57, puede descontarse o compensarse con tiempo de trabajo salvo convención en contrario. El luto no: es remunerado por mandato legal y no admite ese tratamiento. Registrar un fallecimiento como calamidad —cosa que ocurre a diario en empresas que no distinguen las dos figuras— convierte un derecho remunerado en un descuento indebido, y ese descuento se reclama después con intereses.
Las dos figuras se distinguen así:
| Licencia por luto | Calamidad doméstica | |
|---|---|---|
| Duración | 5 días hábiles, fijados por ley | La que fije el reglamento interno |
| Remuneración | Remunerada; no se descuenta ni se compensa | Puede descontarse o compensarse, salvo pacto en contrario |
| Parentesco | Hasta 2.º de consanguinidad, 1.º de afinidad, 1.º civil, más el vínculo de crianza | Hasta 3.er grado de consanguinidad, 2.º de afinidad, 1.º civil |
| Soporte | Documento de autoridad competente, dentro de los 30 días siguientes | El que exija el reglamento («debidamente comprobada») |
| Cobertura | Cualquier modalidad de contratación o vinculación laboral | Trabajadores con contrato de trabajo |
Los treinta días son para probar, no para disfrutar
Otro error de lectura frecuente. La norma dice que el hecho «deberá demostrarse mediante documento expedido por la autoridad competente, dentro de los treinta (30) días siguientes a su ocurrencia». Ese plazo corre para entregar el soporte, no para tomar la licencia.
La licencia se disfruta cuando ocurre el hecho —esa es su razón de ser— y el registro civil de defunción llega después, que es justo lo que la norma previó al dar treinta días. Un reglamento interno que condicione el disfrute a la entrega previa del documento está exigiendo algo que la ley no exige, y en la práctica obliga al trabajador a tramitar un registro civil el mismo día del velorio.
Qué debería decir el reglamento interno
La licencia por luto no depende del reglamento —está en la ley y los cinco días no son negociables a la baja—, pero el reglamento interno de trabajo sí es donde se resuelve todo lo que la ley no dice, y donde se evita que dos casos iguales se traten distinto:
- A quién se avisa y en cuánto tiempo, aceptando expresamente el aviso por medios remotos. El trabajador que acaba de perder a un familiar no debería tener que pasar por la oficina.
- Cómo se cuentan los cinco días hábiles cuando el fallecimiento ocurre en fin de semana, en festivo o durante vacaciones, y qué pasa si el trabajador está incapacitado.
- Qué soporte se acepta: registro civil de defunción, y para el vínculo de crianza, la sentencia, la escritura pública o el registro civil con la anotación del artículo 3 de la Ley 2388.
- Si la empresa concede días adicionales —muchas lo hacen— y si esos días son remunerados, compensables o a cargo de vacaciones. Sin esa regla escrita, el beneficio se vuelve costumbre y la costumbre se vuelve exigible.
- Quién autoriza y cómo se registra la novedad, para que la licencia no llegue a nómina como calamidad, como permiso no remunerado o como ausencia injustificada.
Ese último punto es el que más plata cuesta y el que menos atención recibe. Un derecho bien concedido y mal registrado produce exactamente el mismo reclamo que uno negado.
Cómo revisar si su empresa lo tiene al día
Tres verificaciones rápidas resuelven el diagnóstico:
- Buscar «crianza» en el reglamento interno y en el procedimiento de novedades. Si no aparece, el documento es anterior a la Ley 2388 de 2024 y describe un derecho más estrecho que el vigente.
- Revisar los últimos doce meses de novedades y contar cuántos fallecimientos se registraron como calamidad doméstica. Cada uno es un descuento potencialmente indebido.
- Confirmar que la licencia se concede a toda modalidad de vinculación laboral, y no solo a los contratos a término indefinido. La norma dice «cualquiera sea su modalidad de contratación o de vinculación laboral», sin excepciones.
La licencia por luto pertenece al mismo grupo de figuras que se resuelven por criterio del jefe cuando no hay regla escrita, junto con la licencia de paternidad y la calamidad doméstica. Y la asimetría —criterios distintos para hechos iguales— es la que después aparece como queja de trato desigual ante el comité de convivencia laboral.
En Tagline actualizamos el reglamento interno de trabajo y el procedimiento de licencias y novedades para que cada figura tenga regla, soporte y responsable. El frente completo está en gestión humana y en la reforma laboral.