Demanda laboral: lo que cambió con el nuevo Código Procesal del Trabajo y cómo se prepara la empresa

Una demanda laboral es la acción ante el juez del trabajo para reclamar derechos de una relación laboral. Desde el 2 de abril de 2026 se tramita con el nuevo Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, la Ley 2452 de 2025, que derogó el Decreto Ley 2158 de 1948. La acción prescribe en tres años, la conciliación previa no es obligatoria y hasta 40 salarios mínimos conoce el juez laboral municipal.

Esta guía está escrita desde el lado de la empresa: qué cambió en el procedimiento, cuánto tiempo hay para reclamar y, sobre todo, qué documentos deciden un proceso antes de que empiece. Las reclamaciones típicas nacen de cosas que se pueden prevenir en la nómina y en los contratos.

Tema	Regla vigente	Norma
Código aplicable	Rige desde el 2-abr-2026; los procesos iniciados antes siguen con las normas anteriores	Arts. 330 y 331 Ley 2452 de 2025
Prescripción	Tres años desde que la obligación se hizo exigible	Art. 488 CST · art. 317 Ley 2452
Interrupción	Reclamo escrito recibido por el empleador, una sola vez; o la demanda, si se notifica dentro del año	Art. 489 CST · art. 318 Ley 2452
Conciliación	No es requisito de procedibilidad; no se concilian derechos ciertos e indiscutibles	Arts. 19 y 21 Ley 2452
Juez por cuantía	Municipal hasta 40 SMMLV; circuito por encima	Art. 13 Ley 2452
Juez por lugar	Último lugar de prestación del servicio o domicilio del demandado	Art. 10 Ley 2452
Proceso monitorio	Obligaciones determinadas y exigibles hasta 20 SMMLV	Art. 286 Ley 2452

Qué es una demanda laboral

Es el escrito —o, en ciertos casos, la solicitud verbal— con el que un trabajador, extrabajador, afiliado o pensionado pide al juez del trabajo que ordene el pago de un derecho o declare una situación: que existió un contrato de trabajo, que el despido fue sin justa causa, que se deben prestaciones o aportes. La empresa también puede ser demandante, pero en la práctica casi siempre es la demandada.

El artículo 61 de la Ley 2452 de 2025 fija lo que debe contener: el juez al que se dirige, las partes con su identificación y canal digital, las pretensiones «expresadas con claridad», los hechos «clasificados y enumerados», los fundamentos de derecho, las pruebas y, cuando sea necesaria para fijar la competencia, la cuantía, «para lo cual bastará con indicar si supera o no los cuarenta (40) salarios mínimos». Ante los jueces laborales municipales, su parágrafo 2 permite presentarla «de manera virtual o verbal».

Demanda laboral en Colombia: el código de 1948 ya no rige

El artículo 331 de la Ley 2452 deroga «especialmente el Decreto Ley 2158 de 1948 sobre los procedimientos en los juicios del trabajo», y el artículo 330 fija la entrada en vigencia «un (1) año después de su publicación», que fue el 2 de abril de 2025. Los procesos que ya estaban en curso antes de esa fecha siguen con las normas anteriores. Los cambios que más importan a una empresa:

• Conciliación sin obligación previa: «La conciliación en asuntos laborales no constituye requisito de procedibilidad» (artículo 19). Puede pedirse a los jueces laborales antes de demandar, y el acta con acuerdo «tendrá fuerza de cosa juzgada» y presta mérito ejecutivo (artículo 20, numeral 7).
• Competencia por cuantía en 40 salarios mínimos: por debajo, juez laboral municipal; por encima, juez laboral del circuito (artículo 13).
• Proceso monitorio laboral para el pago de «una obligación determinada y exigible» que no exceda veinte salarios mínimos (artículo 286): una vía más corta para, por ejemplo, una liquidación no pagada.
• Contestación con consecuencias: el artículo 69 obliga a pronunciarse sobre cada hecho, y lo que no se contesta se tiene por probado.

Prescripción: cuánto tiempo hay para demandar

El artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo, reescrito por el artículo 62 de la Ley 2466 de 2025, fija la regla general: las acciones «prescriben en tres (3) años», contados «desde que la respectiva obligación se hace exigible». El artículo 317 de la Ley 2452 repite el término para «las acciones que emanen de las leyes sociales». Ojo con la forma de contar: cada obligación tiene su propia fecha de exigibilidad. Una prima de hace cuatro años puede estar prescrita mientras la del año pasado no.

Hay tres formas de detener el reloj que la empresa debe conocer:

• El reclamo escrito del trabajador, recibido por el empleador, «acerca de un derecho debidamente determinado», interrumpe la prescripción una sola vez y el término vuelve a empezar (artículo 489 CST). Por eso conviene registrar y responder cada reclamo formal.
• La solicitud de conciliación ante el juez la suspende hasta el acta o la constancia de no acuerdo, máximo tres meses y una sola vez (artículo 20, numeral 9, Ley 2452).
• La demanda la interrumpe si el auto admisorio se notifica al demandado dentro del año siguiente a su notificación al demandante (artículo 318, Ley 2452).

Por qué demandan a una empresa

Las pretensiones se repiten y casi todas tienen una norma clara detrás:

• Liquidación no pagada a tiempo. El artículo 65 del Código fija un día de salario por cada día de retardo, hasta por veinticuatro meses. Es la pretensión que más crece mientras el proceso avanza.
• Despido sin justa causa o mal motivado: la indemnización del artículo 64, y la renuncia motivada que el Código trata igual.
• Contrato realidad: un contrato de prestación de servicios con subordinación, que según el artículo 23 es contrato de trabajo y «no deja de serlo por razón del nombre que se le dé».
• Modalidad mal documentada: un contrato de obra o labor sin la obra descrita, o un término fijo sin escrito, que la Ley 2466 reclasifica como indefinidos desde el inicio.

Cómo se defiende una empresa: los documentos

La regla que más debería preocupar a un área de gestión humana está en el parágrafo 1 del artículo 69 de la Ley 2452. Con la contestación, la empresa debe aportar «los registros que por ley o reglamento esté obligado a llevar el empleador y que tengan relación con las pretensiones de la demanda. En este último caso, si el demandado no los aporta, se tendrán por ciertos los hechos que con esos documentos el demandante pretenda probar en el proceso».

Dicho de otro modo: el registro que no existe juega en contra. Un ejemplo con norma propia es el registro especial de vacaciones del artículo 187 del Código, con la fecha de ingreso, las fechas de disfrute y la remuneración de cada trabajador. El mismo criterio aplica a los contratos escritos, los desprendibles de nómina, las planillas de aportes, las constancias de pago de la liquidación y el expediente de cada proceso disciplinario. El plazo para tenerlos no es el día de la demanda: es el día en que ocurrió cada hecho.

Cómo evitar una demanda laboral

• Liquidar y pagar el día de la terminación. Si hay diferencia sobre el monto, el numeral 2 del artículo 65 permite consignar lo que se confiesa deber ante el juez del trabajo. La cifra sale en la calculadora de liquidación laboral.
• Usar la modalidad de contrato correcta y por escrito.
• Seguir el debido proceso disciplinario del artículo 115, en la redacción del artículo 7 de la Ley 2466 de 2025; el detalle está en debido proceso disciplinario.
• Responder por escrito cada reclamo formal, con la posición de la empresa y los soportes.
• Conciliar temprano lo conciliable, sabiendo que los derechos ciertos e indiscutibles no se negocian (artículo 21).

En Tagline trabajamos ese frente preventivo: contratos, reglamento interno, nómina y procedimientos de gestión humana con soporte documental. Tagline no litiga ni representa a la empresa ante un juez laboral; cuando la demanda ya llegó, la conversación es con sus abogados.