Proceso de selección de personal en Colombia: etapas, tiempos y lo que la ley no permite

El proceso de selección de personal es la secuencia con la que una empresa decide a quién contrata: perfil del cargo, reclutamiento, pruebas, entrevista, verificación, exámenes de ingreso y contratación. En Colombia tiene además tres reglas que no suelen aparecer en los procedimientos internos: registrar la vacante en el Servicio Público de Empleo dentro de los diez días hábiles siguientes a su existencia (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.6.1.2.12), no exigir pruebas de embarazo, VIH ni VDRL (Resolución 1843 de 2025, artículo 21) ni la tarjeta militar para ingresar (Ley 1861 de 2017, artículo 42), y tratar la hoja de vida como un dato personal que solo se usa con autorización previa (Ley 1581 de 2012, artículo 9).

Esta guía recorre las etapas en orden, dice qué produce cada una y qué norma la toca. Si busca quién lo hace por usted, la página de selección de personal y headhunting explica el servicio; aquí está el proceso.

Etapa	Qué produce	Norma que la toca
1. Requisición y perfil del cargo	Perfil escrito y aprobado, con criterios de evaluación	Res. 1843 de 2025, art. 16 lit. a) (perfil para las evaluaciones médicas)
2. Registro de la vacante	Vacante registrada ante un prestador del Servicio Público de Empleo	Ley 1636 de 2013, art. 31 · Decreto 1072, art. 2.2.6.1.2.12
3. Reclutamiento	Candidatos de fuentes internas y externas	—
4. Preselección	Lista corta contra los requisitos del perfil	Ley 1581 de 2012, arts. 5, 6 y 9 (datos y autorización)
5. Pruebas	Resultados de pruebas técnicas y psicotécnicas	Ley 1090 de 2006, art. 45 (material psicotécnico)
6. Entrevista por competencias	Evidencia de conductas, calificada con una escala común	—
7. Verificación	Referencias laborales y, si aplica, visita domiciliaria	Ley 1581 de 2012 (autorización y finalidad)
8. Exámenes médicos de ingreso	Concepto de aptitud para el cargo	Res. 1843 de 2025, arts. 21 a 23 (pruebas prohibidas)
9. Decisión, oferta y contratación	Contrato firmado y período de prueba pactado por escrito	CST, arts. 76 a 78
10. Inducción	Ingreso ordenado al cargo y al SG-SST	Decreto 1072 de 2015 (inducción en SST)

Qué es la selección de personal y en qué se diferencia del reclutamiento

El reclutamiento atrae candidatos; la selección decide entre ellos. Confundirlos produce el error más caro del proceso: llegar a la entrevista sin haber escrito antes contra qué se va a comparar a cada persona. La selección de personal es, en el fondo, una comparación: candidatos contra un perfil, con criterios fijados antes de conocer a nadie. Si el perfil no existe o es una lista de tareas copiada, el proceso termina premiando a quien mejor se presenta y no a quien mejor hará el trabajo.

Por eso la primera etapa no es publicar la oferta, sino escribir el perfil de cargo: propósito, funciones, requisitos, competencias, exigencias físicas y riesgos. El mismo perfil sirve después para las pruebas, la entrevista, los exámenes de ingreso y el período de prueba.

Etapas del proceso de selección de personal

1. Requisición y perfil. El área que necesita el cargo lo solicita por escrito y valida el perfil. Ahí se deciden también el salario de la vacante y las competencias que se van a evaluar.
2. Registro de la vacante. Se registra ante un prestador del Servicio Público de Empleo dentro de los diez días hábiles siguientes a su existencia. Lo detallamos más abajo.
3. Reclutamiento. Fuentes internas (promoción, referidos) y externas (portales, universidades, prestadores). Cuál conviene según el cargo está en selección de personal.
4. Preselección. Se filtran hojas de vida contra los requisitos excluyentes del perfil. Es la etapa donde más sesgos entran sin que nadie lo note, porque se decide en segundos.
5. Pruebas. Técnicas para saber si la persona sabe hacer el trabajo y, cuando el cargo lo justifica, pruebas psicotécnicas o un assessment center para cargos críticos.
6. Entrevista. Mejor estructurada que libre: mismas preguntas para todos y una escala de calificación definida antes. La guía completa está en entrevista por competencias.
7. Verificación. Referencias laborales con autorización del candidato y, solo si el cargo lo justifica, visita domiciliaria con sus límites legales.
8. Exámenes médicos de ingreso. El médico evaluador emite un concepto de aptitud contra el perfil del cargo; la empresa no recibe la historia clínica. Ver exámenes médicos ocupacionales.
9. Decisión, oferta y contrato. La decisión se documenta contra los criterios del perfil. El período de prueba solo existe si se pacta por escrito.
10. Inducción. El proceso no termina con la firma: termina cuando la persona está operando en su cargo. Ver onboarding y lo que exige la ley.

Registrar la vacante en el Servicio Público de Empleo

Es la obligación del proceso que menos se escribe en los manuales internos. El artículo 31 de la Ley 1636 de 2013, en la redacción del artículo 12 de la Ley 2225 de 2022, dice que «todos los empleadores están obligados a reportar sus vacantes al Servicio Público de Empleo». El Decreto 1072 de 2015 la desarrolla en su artículo 2.2.6.1.2.12:

• Quién: los empleadores particulares y los no sometidos al régimen del servicio civil.
• Cómo: a través de cualquier prestador autorizado del Servicio Público de Empleo, que transmite la información al sistema.
• Cuándo: dentro de los diez días hábiles siguientes a la existencia de la vacante.
• Por cuánto tiempo: el que defina el empleador al registrarla, pero «ninguna vacante podrá tenerse como activa por un término superior a seis (6) meses»; vencida, se registra de nuevo.
• Excepciones: las vacantes con reserva o restricciones de orden legal o reglamentario. Además, por solicitud expresa del empleador, pueden exceptuarse de la publicación las de cargos estratégicos, proyectos especiales y posiciones directivas, según los lineamientos del Ministerio del Trabajo (parágrafo 3).

Y hay un segundo deber que se olvida: si el prestador le remitió candidatos, el empleador debe reportarle los colocados o las razones de no colocación dentro de los seis meses siguientes a la remisión (mismo artículo 31). Sobre las consecuencias, la ley es prudente y conviene serlo también aquí: su parágrafo deja al Gobierno nacional la reglamentación de las sanciones para los empleadores que no reporten sus vacantes. Lo exigible hoy es la obligación; el procedimiento de selección debería tenerla como un paso con fecha.

Las actividades básicas de gestión y colocación son gratuitas para el trabajador (artículo 2.2.6.1.2.4 del Decreto 1072). Ningún candidato debería pagar por postularse a su vacante.

Lo que la ley colombiana no permite en un proceso de selección

• Pruebas de embarazo, VIH y VDRL como requisito. Prohibidas por el artículo 21 de la Resolución 1843 de 2025. Los artículos 22 y 23 dejan excepciones acotadas, con consentimiento y solo por los riesgos reales del cargo. El artículo 22 añade dos cosas que cambian la práctica: toda exigencia de prueba de embarazo para el acceso o la permanencia se presume discriminatoria —y es el empleador quien debe desvirtuarlo—, y al enlistar las evaluaciones de ingreso el empleador «deberá dejar constancia que, en estas, no se incluye una prueba de embarazo».
• Exigir la tarjeta militar para ingresar. Prohibido por el artículo 42 de la Ley 1861 de 2017.
• Tratar datos sensibles sin autorización explícita. Origen étnico, orientación política, religión, afiliación sindical, salud, vida sexual y biometría son datos sensibles (Ley 1581, artículo 5) y su tratamiento está prohibido salvo las excepciones del artículo 6. La guía de habeas data para empresas explica la política que lo respalda.
• Usar material psicotécnico sin un psicólogo. El artículo 45 de la Ley 1090 de 2006 dice que «el material psicotécnico es de uso exclusivo de los profesionales en Psicología», y el artículo 47 advierte que los tests solos no bastan para una evaluación diagnóstica.
• Violencia o acoso contra el postulante. El artículo 18 de la Ley 2466 de 2025 garantiza el trabajo libre de violencias y de acoso cualquiera que sea la situación contractual, incluidos los «postulantes a un empleo». Una entrevista hostil también es un riesgo.

Formato y checklist del proceso de selección

Elaboración propia, editable y sin registro: checklist del proceso de selección de personal (.docx). Trae la requisición, el registro de la vacante con su fecha límite, la autorización de tratamiento de datos, la matriz de pruebas y entrevista, la verificación de referencias, la remisión a exámenes de ingreso con lo que no se puede pedir, y el cierre con el reporte al prestador.

Indicadores del proceso de selección

Cuatro bastan para saber si el proceso funciona, y todos salen de fechas y registros que la empresa ya tiene:

• Tiempo de cubrimiento: días hábiles entre la requisición aprobada y la firma del contrato.
• Retiro temprano: personas que salen durante el período de prueba, divididas entre las contratadas en el período.
• Cumplimiento del perfil: contratados que cumplían todos los requisitos excluyentes, sobre el total de contratados.
• Vacantes registradas a tiempo: vacantes registradas dentro de los diez días hábiles, sobre el total de vacantes del período.

El cuarto es el único que mide cumplimiento legal; los otros tres miden si el proceso elige bien. Un retiro temprano alto casi siempre apunta a un perfil mal escrito o a una entrevista sin estructura, antes que a «mala suerte» con los candidatos.

Lo que esta guía no reemplaza

Es una guía general sobre el proceso y las normas que lo tocan; no es un concepto jurídico sobre un caso concreto. En Tagline diseñamos y auditamos procesos de selección —perfiles, pruebas, entrevistas estructuradas y formación de entrevistadores— como parte del frente de talento humano; los exámenes médicos de ingreso los practica el prestador de medicina del trabajo, no nosotros.